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Datenqualität als Wettbewerbsvorteil nutzen

Man kennt dieses Phänomen aus dem privaten Bereich: Manchmal ist es einfach notwendig, die Wohnung und den Keller zu entrümpeln, die ein oder andere Renovierungsmaßnahme durchzuführen oder Vorhaben zu realisieren, die auf die lange Bank geschoben wurden. Genau diese Energie müssen Firmen auch in ihre ERP-Systemen investieren: So erleben wir als ERP-Berater immer wieder, dass viele Unternehmen beispielsweise die Möglichkeiten der Materialdisposition ihres ERP-Systems nicht optimal nutzen. Dies geht teilweise so weit, dass die Materialdisposition komplett in einer Tabellenkalkulation außerhalb des ERP-Systems stattfindet. Lagerbestände, offene Einkaufsvorgänge, Produktionsdaten und Artikeldaten werden über verschiedene Wege in die Tabellenkalkulation übernommen, um anschließend über ein selbst entwickeltes Regelwerk die Bedarfe zu ermitteln. Im Anschluss werden die Einkaufsvorgänge manuell oder über eine Importfunktion im ERP-System angelegt. Wenn wir nach Gründen für diese Arbeitsweise fragen, fallen in der Regel zwei Themenbereiche in den Antworten auf: fehlendes Wissen zu den Möglichkeiten des ERP-Systems oder schlichtweg mangelnde Datenqualität.

Wie lassen sich diese Probleme beheben? Wissenslücken können in gezielten Trainings geschlossen werden, meist sogar ohne nennenswerten Produktivitätsverlust. Schwieriger ist es dagegen, das Thema mangelnde Datenqualität in den Griff zu bekommen. Um in diesem Bereich echte Fortschritte zu erzielen, muss man Zeit investieren, die im Alltagsbetrieb oft nicht im erforderlichen Maß vorhanden ist. Des Weiteren kommt hinzu, dass zur Bearbeitung dieses Themenbereichs Personal notwendig ist, das über das Wissen zu den benötigten Daten verfügt. Aber eben dieses Personal kann meist nicht für diese Aufgabe eingesetzt werden, da es zur Bewältigung des Tagesgeschäfts gebraucht wird. Das ist vergleichbar mit dem Dilemma, mit einer stumpfen Axt Bäume zu fällen und gleichzeitig keine Zeit zu haben, die Axt zu schleifen – denn es müssen ja dringend Bäume gefällt werden. Daher unser ausdrücklicher Rat: Jetzt ist die Gelegenheit, die Axt zu schleifen!

In diesen Fällen bestimmen wir mit unseren Kunden aus den vorhandenen Dispositionsverfahren des ERP-Systems 2-3 Dispositionsverfahren, die zum Einsatz kommen. Danach können die benötigten Daten definiert werden. Dabei macht es einen großen Unterschied, ob man Daten für fremdbezogene Artikel oder selbst produzierte Artikel definiert. So kommen beispielsweise neben Wiederbeschaffungszeiten oder Gebindegrößen bei Eigenfertigungsteilen noch die erforderlichen Daten für die Produktionsplanung hinzu.

Unser Leitspruch ist: „Die Wahrheit muss ins System“. Sobald diese Voraussetzung erfüllt ist, kann das ERP-System die Materialdisposition übernehmen, denn dazu wurde es angeschafft. Das Personal kann seine kostbare Zeit dann zur Steuerung der Materialdisposition und für die Weiterentwicklung des Unternehmens einsetzen. Eine hohe Datenqualität muss das Ziel sein, denn sie ist ein elementarer Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Schaffung hoher Datenqualität ein permanenter Prozess ist – denn es müssen Mechanismen installiert werden, die eine hohe Datenqualität überwachen und aufrechterhalten.

Das Thema „Datenqualität“ kann, muss aber nicht als „Big Bang“ angegangen werden. Wenn Ressourcen knapp sind oder Unsicherheiten bezüglich der einzusetzenden Dispositionsverfahren bestehen, lautet unsere Empfehlung: Fangen Sie mit einem Dispositionsverfahren und einem Artikel an. Oftmals wird der Nutzen einer hohen Datenqualität schnell erkannt und das Unternehmen in die Lage versetzt, das Thema wirtschaftlich zu bewerten und weitere Schritte abzuleiten.

Abschließend noch ein wichtiges Argument: Der Nutzen einer hohen Datenqualität beschränkt sich nicht auf die Materialdisposition, sondern reicht weit darüber hinaus. Eine hohe Datenqualität nutzt sämtlichen Unternehmensprozessen: Sie ist die Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen und somit ein essentieller Baustein für die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens.