ERP-Auswahl bei Elementar Analysesysteme

Reglementierungen machen Anbieter vergleichbar

Zweistufige Produktionsplanung erweist sich als hohe Hürde

Mit einem neuen ERP-System wollte die Firma Elementar Analysesysteme ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse durchgängig unterstützen und für eine gemeinsame Datenhaltung sorgen. Dabei war beim Hersteller von Analysegeräten so manche Besonderheit zu berücksichtigen, zum Beispiel die zweistufige Produktionsplanung. Bei der ERP-Auswahl und Inbetriebnahme vertraute Elementar Analysesysteme auf die Kompetenz der Hanauer ERP-Beratung CERPOS. Und die sorgte in dem systematischen Auswahlverfahren nicht nur für eine Vergleichbarkeit der Systeme, sondern auch für eine Prozessoptimierung im Vorfeld. So stellte sich nach dem Abschluss des Projektes ein doppelter Benefit für Elementar Analysesysteme ein.

Genauigkeit, Präzision und Akribie - es sind vor allen Dingen diese Attribute, die über den Erfolg eines Unternehmens wie Elementar Analysesysteme entscheiden. Die Hanauer entwickeln Geräte für die Analytik nichtmetallischer Elemente in allen organischen und der Mehrzahl der anorganischen Substanzen. Die Produkte von Elementar Analysesysteme kommen dabei zum Beispiel in der Agrar Analytik zum Einsatz. Denn mit den Geräten kann man etwa die elementare Zusammensetzung von Boden-, Pflanzen-, aber auch Lebensmittelproben bestimmen. Darüber hinaus zählen die chemische Laboranalytik sowie die Wasser- und Umweltanalytik zu den wichtigen Anwendungsgebieten der Elementar-Produkte. Die filigrane Technologie der Elementar-Geräte erfordert letztlich aber eben auch eine solide Datenbasis und durchgängige Prozesse, die von der Unternehmens-EDV konsequent unterstützt werden müssen.

Planung, Beschaffung und Bestandsbewertung erweisen sich in diesem Umfeld als mitunter relativ große Herausforderung. Dazu kam bei Elementar Analysesysteme, dass die Lage ohne dies nicht einfach war. Denn ein integriertes ERP-System gab es nicht. Die unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Anforderungen bildete man, in einer Vielzahl, teilweise selbstgestrickter Anwendungen ab, die diskontinuierlich nebeneinanderher existierten. Eine vernünftige Bestandsbewertung ließ sich so aber nicht vornehmen. Außerdem war Elementar Analysesysteme im Lauf der Jahre kräftig gewachsen: von einem Umsatz von etwa 4 Millionen Euro Mitte der 90er Jahre auf mehr als 24 Millionen. Damit einhergehend hatte man sich immer wieder auf andere Zwischenlösungen zur Steuerung und Planung der betriebswirtschaftlichen Prozesse verlassen. Eine verlässliche Gesamtsicht auf das Unternehmen war so jedoch nicht möglich.

Ein Tipp führte zu CERPOS

Aufgrund dessen entschied man sich dazu, ein passendes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) einzuführen. Die Leitung dieses Projektes übernahm Stephan Schulz. Bei seinem vorhergehenden Arbeitgeber hatte Schulz die „eine oder andere“ EDV-Systemumstellung mitgemacht. Er erinnerte sich an einen Dienstleister, der ihn überzeugt hatte, und bekam von dort den Tipp, bei der Hanauer ERP-Beratung CERPOS anzufragen. Ein Schritt, der sich als Segen erweisen sollte. Denn CERPOS vermittelte nicht nur den Eindruck, dass die IT das Geschäftsmodell von Elementar Analysesysteme unterstützen muss, sondern richtete sein Beratungsmandat von Anfang an daraufhin aus: Zunächst interessierten sich die Hanauer Berater deshalb vor allem für die Arbeitsabläufe von Elementar Analysesysteme. Und dieses Interesse war eben mehr als nur ein kurzes Hineinschnuppern in den Alltag, sondern ein Lernprozess, der vor allem ein tiefes Verständnis für die Anforderungen von Elementar Analysesysteme schaffen sollte. Dabei gelang es CERPOS einige Optimierungspotenziale zu identifizieren, die man gemeinsam mit Elementar Analysesysteme nach der ERP-Einführung implementierte. Gerade dieses hohe Anfangsinvest sollte sich jedoch später lohnend bemerkbar machen. Denn mit einem umfassenden Pflichtenheft ausgestattet begann man, den Markt zu sondieren und in die Vorauswahl des ERP-Systems einzusteigen.

Anfangsaufwand macht sich bezahlt

Wichtig war es dabei jedoch neben eher grundlegenden Anforderungen wie einer exakten Bestandsermittlung auch einige Besonderheiten mit einzubeziehen. Etwa die immer wieder erforderliche Auftragsnachkalkulation oder aber die zweistufige Produktionsplanung. Hierbei spielte eine wichtige Rolle, dass das Pflichtenheft eine exakte Beschreibung der Anforderungen bot und nicht nur ein verdichtetes Schlagwortverzeichnis war. CERPOS erstellt auf Basis dieser Daten ein Anforderungsprofil, das die Grundlage für die proaktive Vorauswahl bildete. „An dieser Stelle wurde uns dann zum ersten Mal richtig bewusst, welchen Mehrwert CERPOS für uns bedeutete“, betont Schulz. „Denn vielleicht hätten wir unsere Anforderungen formulieren können, aber wir hätten auf keinen Fall das ERP-Wissen gehabt, diese Anforderungen mit den Kompetenzen der Anbieter in Einklang zu bringen. Und genau das tat CERPOS. Es war klar, dass dieses Wissen über die Informationen von Präsentationsfolien und Websiten-Texte hinausging. Vielmehr war es das Ergebnis von eingehender praktischer Beschäftigung mit den verschiedenen Systemen.“ Letztendlich folgten acht Anbieter der Ausschreibungseinladung und gaben ein Angebot ab. Die ersten Präsentationen gab es im Oktober 2010. Im November desselben Jahres fanden die letzten statt. Danach fiel die Entscheidung, sodass man im Dezember an die Vertragsgestaltung mit dem siegreichen Anbieter gehen konnte.

Ein X ist kein U

„Wir haben in den Wert der Beratung von CERPOS gerade in den Systempräsentation nochmals deutlich vor Augen geführt bekommen“, unterstreicht Schulz. „Denn die Anbieter sind durchaus dazu in der Lage, beeindruckende Dinge zu zeigen. Die Frage ist dann jedoch immer, was einem da gezeigt wurde und inwieweit das die eigentliche Fragestellung nicht doch umgeht. Eben da lässt man sich ohne entsprechende Sachkenntnis leicht ein X für ein U vormachen.“ Die Experten von CERPOS formulierten jedoch konkrete Aufgabenstellungen an die Anbieter, die diese ohne Programmierungen aus der Software heraus umsetzen mussten. Das übergeordnete Ziel war es dabei, für eine Vergleichbarkeit der Systeme zu sorgen. Dies gewährleistete auch einen fairen Rahmen für die Anbieter im Auswahlverfahren. Zu den gestellten Anforderungen gehört es beispielsweise, eine Lösung für die zweistufige Produktionsplanung von Elementar Analysesysteme zu demonstrieren. Die zweistufige Produktionsplanung dient Elementar Analysesysteme vor allen Dingen dazu, sich im Wettbewerb zu behaupten und die Lieferzeiten zu verkürzen. Die Idee, die dabei hinter dem ganzen Konzept steckt, ist letztlich ganz einfach gesprochen, bei einem Bestellungseingang gleichzeitig eine Art Vorabbedarf mit im System zu hinterlegen.

Damit ist das Unternehmen besser für künftige Bestelleingänge gerüstet. Ganz gleich, ob es sich nun um die gleiche Produktlinie oder eine neue handelt. Denn die Geräte werden nach einem Baukastensystem gefertigt, wobei die Materialbeschaffung für eine Maschine bis zu acht Wochen veranschlagen kann. Und genau diese Zeitspanne soll letzten Endes mit der zweistufigen Produktionsplanung verkürzt werden. Durch den Vorabbedarf erzeugt Elementar Analysesysteme dabei einen Bedarf im System, der der Bestellung von „Langläufern“ dient. Der Vorabbedarf wird vom ERP-System automatisch mit Bedarfen aus neuen Kundenbestellungen abgeglichen. Genau dieser Vorgang erwies sich aber für die meisten Systeme als unüberwindliche Hürde, die sie einfach nicht nehmen konnten. Thomas Oberländer, Geschäftsführer bei CERPOS, kennt den Grund dafür: „Die Problematik der frühzeitigen Bestellung von ‚Langläufern‘ ist im Maschinen- und Anlagenbau ein alltägliches Problem. Vor allem dann, wenn die Konstruktion die Stückliste erst noch erstellen muss. Nach Fertigstellung der Stückliste muss der Abgleich mit der Bestellung der Langläufer vorgenommen werden. Genau hier unterscheiden sich ERP-Systeme in ihren Möglichkeiten erheblich.“

Fazit: Mit dem Geschäftsmodell auseinandergesetzt und verstanden

Aus dem Auswahlverfahren bei Elementar Analysesysteme ging strenggenommen kein klassisches ERP-System, sondern ein Enterprise Business Framework (EBF) als Sieger hervor. Wohl nicht zuletzt deshalb, weil die Lösung mit einer objektorientierten Datenbank aufwartet, die sie äußerst flexibel macht. „Der Nachteil eines solchen EBF besteht darin, dass es keinen starren Rahmen von Funktionalitäten und Prozessen gibt, an dem sich ein Unternehmen ausrichten kann“, weiß Oberländer. „Man muss sich sehr genau überlegen, wie man die Unternehmensprozesse in einem EBF abbildet, da einem die Software keine Vorgaben macht. Nur der Kunde bestimmt, was das System zu machen hat. Genau dieser Umstand war bei Elementar Analysesysteme ein ungeheurer Vorteil, da wir die zweistufige Produktionsplanung exakt nach den Anforderungen von Elementar abbilden konnten und trotzdem im Standard des EBF bleiben und somit Releasefähig sind.“ Für Elementar Analysesysteme hat sich die Zusammenarbeit mit CERPOS auf ganzer Linie ausgezahlt. Stephan Schulz bilanziert zufrieden: „Wir hatten einen zuverlässigen Partner an unserer Seite, der sich mit unserem Geschäftsmodell auseinandergesetzt und verstanden hat, worum es bei uns geht. Mit großer Sachkompetenz hat uns CERPOS durch das Auswahlverfahren und die Inbetriebnahme geführt, so dass wir heute sagen können: Wir haben das richtige ERP-System und die Sicherheit, auch für die Zukunft gut gerüstet zu sein.“

Zusammenfassung ERP-Auswahl Elementar Analysesysteme

Problem

Historisch gewachsener EDV-Wildwuchs mit diskontinuierlicher Datenhaltung
Starkes Unternehmenswachstum, dem nur mit Zwischenlösungen Rechnung getragen wurde

Lösung

Ein vollständiger Reset und Beauftragung der unabhängigen ERP-Beratung CERPOS
Ein detailliertes Pflichtenheft als Grundlage für die Vorauswahl der ERP-Anbieter
Ein systematisches Auswahlverfahren mit klaren Regeln für die Anbieter und einem hohen Maß an Vergleichbarkeit

Vorteile

Ein flexibles Enterprise Business Framework unterstützt jetzt die betriebswirtschaftlichen Prozesse bei Elementar Analysesysteme
Die Dateninseln sind zu einer integrierten Datenbasis migriert
Auch Sonderanforderungen wie die zweistufige Produktionsplanung sind durchgängig umgesetzt
Elementar Analysesysteme ist mit einem flexiblen Enterprise Business Framework auch für künftige Anforderungen gut gerüstet