ERP-Auswahl bei den LECO-Werken
Lechtreck GmbH & Co. KG

Kontinuierliche Spinnerei führt zu neuem ERP-System

Geschäftliche Breite musste Eingang ins System finden

Um bei der betriebswirtschaftlichen Planung für mehr Effizienz zu sorgen und die aktuellen Standards besser abbilden zu können, entschied man sich bei den LECO-Werken dafür, das betagte System abzulösen und eine neue ERP-Lösung einzuführen. Um eine neutrale und gute strukturierte Systemauswahl durchzuführen, beauftragte man die Hanauer ERP-Beratung CERPOS.

Von Anfang an war LECO mehr als nur eine Spinnerei. Man könnte ob der offensichtlichen Zweideutigkeit dieses Satzes lächeln, und dabei trifft er doch genau den Kern des Unternehmens. Denn in seiner über 112-jährigen Geschichte steht am Anfang eine Spinner- und Weberei, die mit Kontinuität und Traditionsbewusstsein weiterentwickelt wurde. Neben technischen Textilien bietet LECO heute Wandbekleidungen sowie Produkte für den Garten- und Freizeitbereich. Solidität prägte bei LECO auch das Bewusstsein, mit dem man sich der IT-Belange annahm. In den 80-er Jahren hatte man eine AS/400-Architektur eingeführt, auf der man vollständig mit eigens für das Unternehmen entwickelter Individualsoftware agierte, die jedoch nicht mehr den modernen Standards entsprach. So mangelte es an der Zukunftssicherheit. Zudem führten Fehler und Folgefehler zu unzufriedenen Benutzern. Weil darüber hinaus auch kaum Auswertungs- und Anbindungsmöglichkeiten bestanden, bildet sich ein IT-Flickenteppich mit vielen unabhängig arbeitenden IT-Systemen aus.

Dadurch ergab sich die Notwendigkeit ein Enterprise Ressource Planing System (ERP) einzuführen, das möglichst viele Anforderungen im Standard erfüllen kann. „Also haben wir damit begonnen, den Markt zu sondieren“, erzählt Marcus Friedenberger, der als Assistent der Geschäftsleitung das Projekt unter seine Fittiche nahm. „Zu unserer Recherche gehörten neben dem Web natürlich auch Messebesuche, aber wir mussten feststellen, dass man immer wieder versuchte, Systeme ‚passend‘ zu reden.“ Derlei Attitüden konnten jedoch kaum Vertrauen schaffen: „Denn um einfach jemanden ins Haus zu holen, der uns glauben machen wollte, alles würde schon irgendwie klappen, war das Investitionsrisiko einfach zu hoch, besonders weil wir durchaus von der ein oder anderen gescheiterten ERP-Einführung gehört hatten“, so Friedenberger. Deswegen entschloss man sich einstimmig, einen neutralen Berater hinzuziehen, der die ERP-Auswahl begleiten sollte. Aber auch das war eine Entscheidung, die sich nicht so einfach über das Knie brechen ließ. „Wir haben uns mehrere Berater angeschaut, die uns jedoch zu theoretisch oder sonst fragwürdig erschienen“, erinnert sich Friedenberger. Für den pragmatischen Geist von LECO konnten die sehr akademisch angehauchten Ansätze mancher Consultants einfach nicht greifen. „Zudem hatten wir immer den latenten Verdacht, dass das exzessive Durchleuchten und Umkrempeln unserer Prozesse für die Berater möglicherweise lohnend, für uns aber nicht zielführend gewesen wäre. Einmal passte es auch einfach vom Menschlichen her nicht.“ Der Kreis der neutralen ERP-Berater ist letztlich vergleichsweise überschaubar.

Von daher nahm man auch bei LECO von ursprünglich gesteckten Anforderungen wie, dass der Berater aus der Region kommen sollte, relativ schnell Abstand. Bei der Internetrecherche landete man dann beim Angebot des ERP-Doktors, das geradewegs zur Hanauer ERP-Beratung CERPOS führte. „Hier hatten wir von Anfang an das Gefühl, an der richtigen Adresse zu sein“, betont Marcus Friedenberger. Dazu trugen neben den im Web bereitgestellten Informationen auch die praxisorientierten Veröffentlichungen der ERP-Berater bei. „Wir merkten sofort, dass CERPOS seinen Fokus nicht nur rein theoretisch auf den Mittelstand gesetzt hat, sondern dort zuhause ist. Bei der Lektüre der Cerpos-Fachbücher konnten wir zudem erkennen, dass die Berater komplexe Sachverhalte sehr anschaulich auf den Punkt bringen konnten, ohne dass Wahrheit verloren geht. Das weckte unser Interesse.“ Dieser initiale Eindruck bestätigte sich im Rahmen des Kennenlernens auf ganzer Linie, so dass das Mandat für die ERP-Auswahl relativ zügig an CERPOS ging. Auf Seiten der Hanauer übernahm Geschäftsführer Thomas Oberländer das Steuer.

Besonderheiten mussten ins System

Zu Beginn der Auswahl befasste man sich mit den Prozessen von LECO und wollte dabei genau definieren, worin sich das Unternehmen von anderen unterscheidet. „Bei LECO war zunächst die Breite augenfällig“, erklärt Thomas Oberländer dazu. „Die drei Geschäftsbereiche agieren relativ unabhängig von einander und das musste sich natürlich auch in dem System abbilden lassen.“ Zudem gibt es bei LECO einen Mix zwischen Handel und Produktion. Man arbeitet sehr viel mit Großhändlern zusammen und wickelt im Zuge dessen immer wieder Dreiecksgeschäfte ab. Trotzdem braucht man die Produktion und benötigt dafür einen Konfigurator. Darüber hinaus gibt es in manchen Bereichen spezielle Preisbindungen. Aber auch das Container Management für die Asienimportwaren kann durchaus als besondere Anforderung des Unternehmens gelten. Dabei kommt es zum Beispiel darauf an, dass die Containerverwaltung dazu in der Lage ist, Bestellpositionen den Containern frei zuzuordnen. Zudem ist es für LECO wichtig, jederzeit im Bilde darüber zu sein, wann ein Container in Deutschland ankommt. Denn die Artikel, die sich darin befinden, müssen bezogen auf die geplante Ankunftszeit in die Bedarfsermittlung und die Materialverfügbarkeit eingehen.

Natürlich soll beim Umschlag der Artikel, die sich in den jährlich ankommenden 200 Containern befinden alles, reibungslos laufen. Wenn ein Container in einem deutschen Hafen eintrifft, vereinbart LECO mit einer Spedition einen Anliefertermin, weil man für das Entladen und Einlagern des Inhalts mehrere Personen benötigt. Die Containerverwaltung im System beinhaltet alle Informationen wie etwa die Container ID und sämtliche Termine. Anhand der Termine kann man etwa erkennen, ob der Lieferant den Container schon in Asien angemeldet hat oder ob er unterwegs ist und wann er ankommt. Diese Informationen sind wichtig, um bei Kunden Aussagen zur Lieferbereitschaft zu machen. „So kamen wir zu einem Grundgerüst von Anforderungen, die wir in dem neuen System sehen wollten“, schildert Friedenberger. Mit diesem Katalog im Gepäck fütterte man eine Vergleichsplattform für ERP-Systeme. Mithilfe verschiedener Filterfunktionen erhielt LECO so eine erste grobe Liste von zehn Anbietern, die in Frage kamen. Diese erhielten einen Fragebogen. Acht der zehn Anbieter antworteten auf die ihnen unterbreiteten Fragen und fügten gleichzeitig eine Grobkostenkalkulation bei. Auf Basis dieser Informationen verringerte das ERP-Auswahlteam den Kandidatenkreis auf vier, die dann zu einer Systempräsentation eingeladen wurden.

Leitfaden bestimmte Präsentationen

Für die ganztägigen Präsentationen wurde ein Leitfaden erstellt, der vorab in einem persönlichen Gespräch den Kandidaten übergeben wurde. Die Leitfäden wurden besprochen und die dahinterliegenden Probleme erläutert und anschließend bei einer Betriebsbesichtigung veranschaulicht, so dass die Kandidaten genau wussten, worauf sie sich vorbereiten mussten. „Dabei hinterließen die Anbieter sehr unterschiedliche Eindrücke“, bilanziert Friedenberger. „Manche zeigten sehr genau, wie man die geforderten Aufgaben mit ihrem System lösen konnte, andere legten offen, dass sie letzten Endes keine Lösung hatten. Oft blieb da der fast schon hilflose Hinweis auf Partner, mit deren Hilfe man sich des Problems annehmen könnte.“ Nach gemeinsamen Beratungen legte sich das Projektteam dann auf einen Anbieter fest, der zu einem eintägigen Workshop eingeladen wurde. Im Rahmen des Workshops durfte das zuvor gebildete Keyuser-Team aus den Fachabteilungen dann Hand an ein Testsystem anlegen, um seine Tauglichkeit zu prüfen. Auf dieser Basis kam man dann zu der finalen Entscheidung.

Vergleichbarkeit schaffte Fairness

„Gerade die Anfangserfahrungen dieser Systemauswahl führten uns vor Augen, wie intransparent der ERP-Markt daherkommt. Standards werden oft reklamiert, aber kein Mensch kann genau sagen, was sich dann hinter diesem Anspruch verbirgt“, mahnt Marcus Friedenberger. Deshalb war es für LECO sehr wichtig, das Auswahlverfahren penibel vorzubereiten, sauber zu strukturieren und adäquat umzusetzen. „Eine ERP-Auswahl ist immer eine heikle Angelegenheit, weil der Markt und die Systeme so vielschichtig sind“, weiß auch Thomas Oberländer. „Von daher legen wir Wert darauf, Fairness herzustellen, indem wir Vergleichbarkeit schaffen. Denn hinter hübsch aufpolierten Oberflächen kann sich einerseits viel verstecken, andererseits will man auch nicht die viel zitierten Äpfel mit Birnen vergleichen.“

„Durch die Arbeit von CERPOS haben wir ein System gefunden, das bestmöglich zu uns passt“, zeigt sich Marcus Friedenberger zufrieden. „Es kann unsere Anforderungen zu 98 bis 99 Prozent im Standard abbilden. Dadurch haben wir geringere Investitionskosten, so dass sich das Beratungshonorar für CERPOS leicht amortisiert.“ Im Zuge der Auswahl zeigte sich übrigens, dass eine solche Angelegenheit auf gar keinen Fall eine Einbahnstraße darstellt. Denn das gut entwickelte Containermanagement von LECO fand Eingang in das System des siegreichen ERP-Anbieters, der es seinerseits nun LECO im Standard wieder anbietet. Für beide Seiten ein echter Mehrwert.

Zusammenfassung ERP-Auswahl LECO Werke

Problem

• Historisch gewachsene AS/400 Architektur mit Individualsoftware
• Mangelnde Flexibilität
• Fehlende Standards
• Geschäftliche Breite von LECO mit Mix aus Handel und Produktion schwer abbildbar

Lösung

• Eine gut strukturierte ERP-Systemauswahl unter dem Mandat von CERPOS
• Exaktes Erfassen der abzubildenden Kernprozesse
• Mehrstufige Systemauswahl mit Vorabfiltern, Systempräsentation und Workshop
• Herstellen von Systemvergleichbarkeit

Vorteile

• Identifikation eines passenden Systems, das die Anforderungen von LECO vollständig im Standard abdeckt
• Zusätzliche Effizienz und regelkonforme Datenhaltung
• Geringere Investitionskosten