Referenzbesuche

Neben Workshops sind Referenzbesuche ein wichtiges Instrument, um die Sicherheit der Entscheidung zu einem ERP-Anbieter zu erhöhen. Referenzbesuche sollten einen Eindruck vermitteln, wie das ERP-System im praktischen Einsatz aussieht und welche Erfahrungen der Referenzkunde mit dem System und dem Anbieter in der täglichen Praxis gemacht hat. In der Regel nennt der ERP-Anbieter bei Nachfrage entsprechende Referenzen, die dem Charakter des Unternehmens entsprechen. Manchmal wird man bei einem Referenzbesuch vom ERP-Anbieter begleitet, manchmal verzichtet der ERP-Anbieter auch auf eine Begleitung seinerseits, um vor Ort eine offene Atmosphäre zu schaffen. Es ist durchaus üblich, dass bei einem Referenzbesuch mehrere Keyuser anwesend sind. Man sollte den Besuch auf einige Fachabteilungen beschränken, um die Zeit der Referenzkunden nicht unnötig zu strapazieren. Über die Festlegung der Fachbereiche ergibt sich die Auswahl der Keyuser. Des Weiteren sollten Referenzbesuche entsprechend vorbereitet sein. Es ist zu empfehlen, eine Art Fragenkatalog zu erstellen, damit keine wichtigen Fragen vergessen werden, die im Nachgang aufwendig bearbeitet werden müssen.

Im Rahmen eines Referenzbesuchs sollten beispielsweise folgende Fragestellungen bearbeitet werden:

• Wie oft werden Releasewechsel durchgeführt?
• Wie aufwendig ist ein Releasewechsel?
• Hat man ein paralleles Testsystem im Einsatz?
• Wie reagiert der ERP-Anbieter auf Softwarefehler?
• Gibt es einen Anwenderkreis, der sich regelmäßig trifft?
• Hat der Anwenderkreis Einfluss auf die Weiterentwicklung des Systems?
• Wie zufrieden ist man mit dem Support der eingesetzten Partnerprodukte?
• Werden Releasewechsel von Partnerprodukten mit den Releasewechseln des ERP-Systems vom Anbieter abgestimmt (Beispiel: Einsatz unterschiedlicher Datenbankversionen)?
• Wie verlief die Inbetriebnahme?
• Wechseln die Berater des ERP-Anbieters oft?

Neben diesen Fragestellungen kommen die Fragestellungen der Fachbereiche hinzu. Es ist durchaus üblich, dass ein Keyuser, der z.B. für den Einkauf zuständig ist, ein paar Stunden neben einem Einkäufer des Referenzkunden sitzt, um ihm bei der Arbeit über die Schulter zu blicken und bei Bedarf Fragen zu stellen.

Diese Arbeiten können auch parallel erfolgen, es muss nicht immer das ganze Besuchsteam gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten. Unter diesen Gesichtspunkten gilt es, eine oder mehrere Referenzen des ERP-Anbieters zu besuchen. Eine Anmerkung zur Vergleichbarkeit der Referenzen möchte ich noch machen. In der Regel ist es ausgeschlossen, dass man als Referenz ein Konkurrenzunternehmen genannt bekommt. In diesem Fall sollte man eine Referenz wählen, die von der Art der Anforderungen an das ERP-System vergleichbar ist. Wenn man sich für das bereits oft erwähnte Beispiel mit dem Dreiecksgeschäft interessiert, ist es nicht so wichtig, dass beide Unternehmen mit den gleichen Produkten handeln. Solange der Prozess vergleichbar ist, hat dies keine Auswirkungen auf die Qualität der Referenz.