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Vorgehensweise bei der ERP-Inbetriebnahme

ERP-Teams und Strukturen haben einen hohen Stellenwert

Bei der Inbetriebnahme des ERP-System kommt den Keyusern eine wichtige Rolle zu. Sie haben die Aufgabe, die Anwendung des ERP-Systems in der Belegschaft umzusetzen. Wenn die Keyuser sorgfältig ausgewählt, ausgebildet und freigestellt sind, wird die Inbetriebnahme planmäßig zu bewältigen sein. Zusätzlich zum normalen bisherigen Projektverlauf ist allerdings zu beachten, dass auch auf die Endanwender eine Mehrbelastung zukommt.

Das bedeutet, dass diese Auswirkungen auf alle Unternehmensprozesse im Vorfeld der Inbetriebnahme einzuplanen sind. So wird es z.B. Auswirkungen auf die Produktivität geben. Bei der Planung der Starttermine, Endtermine und Meilensteine sind saisonale Belastungen, Ferien und die Urlaubszeiten der wichtigsten Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Wie detailliert das sein kann, haben wir schon erlebt: Es gab Projekte, bei denen Schulungscontainer auf dem Mitarbeiterparkplatz eingerichtet wurden, um die Endanwender in der erforderlichen Zeit ausbilden zu können. Sogar eine „Outputdelle“ wurde ermittelt, um anhand des Produktivitätsverlusts Kundentermine neu zu planen oder Vorarbeiten zu leisten mit dem Ziel, Terminverschiebungen zu vermeiden. Diese Maßnahmen waren in diesem Projekt auch notwendig, obwohl es nur ca. 80 ERP-Arbeitsplätze bei 350 Mitarbeitern waren.

Von der ERP-Inbetriebnahme waren 3 Standorte betroffen: Deutschland, Asien und USA. Der Serverstandort war Deutschland, die Tochterunternehmen waren via Standleitung angebunden. Nur die sorgfältige Projektplanung hat es ermöglicht, alle Standorte zeitgleich an einem Wochenende auf das neue ERP-System umzustellen. Womit sich nun die interessante Frage stellt, in welchem Zeitfenster die Umstellung auf das neue ERP-System erfolgen sollte.

„Big Bang“ oder lieber schrittweise?

Soll die Umstellung möglichst an einem Tag in allen Bereichen erfolgen, so spricht man von einem „Big Bang“. Das Gegenteil ist eine parallele Einführung, in der einzelne Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Produktion, Einkauf, Materialwirtschaft schrittweise durch das neue ERP-System abgebildet werden.

Die bevorzugte Methode ist für uns und in Fachkreisen der „Big Bang“, da hier bei guter Planung keine Probleme entstehen. Allerdings muss man beachten, dass diese Vorgehensweise mehr Aufwand bedeutet, der sich am Ende jedoch rechnet. Man muss mehr Mitarbeiter in einem kurzen Zeitraum auf den Punkt ausbilden, deswegen z.B. die Container auf dem Mitarbeiterparkplatz. Und man muss beispielsweise Auswirkungen auf die Produktivität in Form einer „Outputdelle“ einkalkulieren. Auch die Art der Datenkonvertierung erfordert mehr Sorgfalt.

Wie viele Daten muss man übernehmen?

Der große Vorteil einer „Big Bang“-Einführung ist der, dass alles in kurzer Zeit erledigt ist. Jeder weiß, was er zu tun hat, das System funktioniert und es sind alle Daten vorhanden. Ein paar Tage Anschub durch Keyuser und externe Berater sollten ausreichen, um Anfangsprobleme zu glätten und nach ein paar Tagen eine fast schon normale Betriebsroutine herzustellen.

Die Basis dazu sind Daten – wirklich alle Daten – nicht nur Stammdaten. Auch bei der Datenübernahme gibt es unterschiedliche Strategien. Meist werden nur Stammdaten übernommen. Offene Vorgänge wie Kundenvorgänge, Bestellungen und Fertigungsaufträge werden zum Zeitpunkt der Übernahme manuell generiert, nachdem die Stammdaten eingespielt wurden und durch entsprechende Rückmeldungen und Buchungen in den Zustand versetzt, wie die Vorgänge im alten ERP-System zu diesem Zeitpunkt. Während dieser Phase darf ansonsten niemand im ERP-System arbeiten.

Dies kann extrem zeitraubend sein und es gibt nur einen Grund, der es rechtfertigen würde, auf diese Weise vorzugehen – wenn es so wenige Daten sind, dass dies mit ein paar Mitarbeitern in einigen Stunden erledigt ist. Dann handelt es sich aber meist um Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe oder der Art des Geschäfts nur wenige Vorgänge offen haben. Ist dies nicht der Fall, sollte man generell alle Daten übernehmen, nachdem im Vorfeld eine Datenbereinigung stattgefunden hat.

Es muss also eine Untersuchung der Daten des abzulösenden ERP-Systems erfolgen und ein Übernahmekonzept erstellt werden, das sich auch mit der Datenbereinigung befasst. Meist stellt sich bei der Datenuntersuchung heraus, dass Firmennamen von Kunden oder Lieferanten nicht einheitlich sind oder Artikelbezeichnungen, Wiederbeschaffungszeiten fehlen, im Artikelstamm hinterlegte Zeichnungsnummern falsch sind oder weitere Daten überarbeitet werden müssen.

Bereinigen Sie Ihre Daten so früh wie möglich im Altsystem!

Man kann diese Maßnahmen nach der Systementscheidung einleiten. Der Projektschritt Datenkonvertierung startet von diesem Zeitpunkt an. Dadurch ist sichergestellt, dass die Anwender, die sich im Altsystem ja bestens auskennen, während der täglichen Arbeit sofort ein Auge auf diese Daten haben und sie korrigieren. So wird bei einer minimalen Mehrbelastung bereits aktiv am Projekt gearbeitet und die Zeit zielführend genutzt.

Beispielsweise werden Artikel, die man nicht mehr verwendet, auf ungültig gesetzt – diese Artikel und alle anderen von diesem Artikel abhängigen Daten werden nicht übernommen. Eine gute Gelegenheit, sich sinnvoll von altem Datenballast zu trennen. Jeder ERP-Anwender weiß, dass die Löschung eines Artikels in einem ERP-System fast unmöglich ist, solange noch Daten mit diesem verknüpft sind. Diese Arbeiten erleichtern die Konzeption der Datenübernahme, da man weniger Ausnahmen berücksichtigen muss.

Es ist also durchaus möglich, alle Daten eines abzulösenden ERP-Systems zu übernehmen und den Aufwand dazu auch noch wirtschaftlich darzustellen. Bei dem eingangs erwähnten Fall mit dem Unternehmen mit Standorten in Deutschland, Asien und USA wurde die Umstellung an einem Wochenende erledigt. Dabei haben wir alle Daten übernommen, auch offene Einkaufsvorgänge, Lagerjournale, Fertigungsaufträge usw. Dadurch konnte ein Wareneingang, der am Freitag noch im alten ERP-System gebucht wurde, am Montag mit einem Qualitätsmängelbericht an den Lieferanten zurückgeschickt werden.

Durch die 100% Datenübernahme gab es bei Datenauswertungen bis weit in die Vergangenheit keine Probleme. Wenn dies alles nicht möglich gewesen wäre, hätte man nach der Inbetriebnahme mit einem extremen Produktivitätsverlust rechnen müssen. Dies gilt für schrittweise Einführungen, in denen man ggf. parallel im Altsystem und im neuen ERP-System arbeitet und auch bei der Vorgehensweise, dass man alte Aufträge im Altsystem „ausbluten“ lässt und nur neue Aufträge im neuen ERP-System erfasst.

Bei Variante „Ausbluten“ gab es nach unserer Erfahrung aus Projekten immer Probleme bei der Materialdisposition, da der Lagerbestand nicht mehr einheitlich in einem System abgebildet war. Auf Daten aus der Vergangenheit zu verzichten oder ein Altsystem parallel für Datenrecherchen zu nutzen ist in keinster Weise empfehlenswert.

Richten Sie geeignete Schulungsräume ein!

Eine erfolgreiche ERP-Inbetriebnahme wird auch durch das Bereitstellen geeigneter Schulungsräume gefördert – und wenn es Container auf dem Mitarbeiterparkplatz sind. Die gewohnten Arbeitsumgebungen oder gar Besprechungsräume sind keine gute Lösung, da es bei Schulungen wirklich auf eine optimale, störungsfreie Lernumgebung ankommt. Man muss diesen Schulungsbedarf im Vorfeld sorgfältig planen, denn nur so kann man feststellen, welchen Platzbedarf man hat. Neben den Räumen werden auch Tische, Stühle, Flipcharts, Beamer und Rechner z.B. für Testsysteme benötigt.

Vermeiden Sie einen Beraterwechsel!

Gerade bei der ERP-Inbetriebnahme spielt es eine entscheidende Rolle, dass das Wissen der Berater des ERP-Anbieters schnell und wirksam in die Köpfe der Keyuser transferiert wird. Eine wichtige Voraussetzung dazu ist, dass die Berater des ERP-Herstellers von den Keyusern akzeptiert werden und auf menschlicher Ebene gut miteinander klarkommen. Bei einem ERP-Projekt bleibt es nicht ohne Auswirkungen, wenn ein Projektleiter oder ein Berater des ERP-Anbieters ausgewechselt werden muss.

Aus diesem Grund ist es ratsam, den Projektleiter bereits in der Workshop-Phase mit einzubinden, um zu prüfen, ob die „Chemie“ stimmt. Nun kann es aber durch Mitarbeiterwechsel, Krankheit oder andere Umstände manchmal dazu kommen, dass ein Berater ausgetauscht werden muss. Wichtig ist nun, dass der Berater schnell in das Projekt hineinkommt Eine gute Projektdokumentation sollte helfen, einem versierten Berater einen schnellen Einstieg in das Projekt zu ermöglichen. Man kann dieses Thema durchaus auch in der Endphase der Entscheidung mit den finalen Kandidaten besprechen, um festzustellen, wie der ERP-Anbieter mit dem Thema umgeht. Es sollte vermieden werden, dass durch einen Beraterwechsel eine langwierige Einarbeitung notwendig wird, die viel Zeit in Anspruch nimmt und Kosten zu Lasten des Unternehmens verursacht.

ERP im Unterschied zu EBF

Der Verlauf einer ERP-Inbetriebnahme verändert sich deutlich, wenn kein klassisches ERP-System, sondern ein EBF (Enterprise Business Framework) eingeführt werden soll. EBFs verfügen bei Auslieferung über sehr unterschiedliche Ausstattungen bezüglich der Standardfunktionalität.

Man muss bei einem EBF davon ausgehen, dass man zu Beginn einen höheren Entwicklungsaufwand hat als bei einem ERP, da das ERP-System im Standard normalerweise wesentlich mehr Funktionalitäten und Prozesse enthält und man schnell mit der Abbildung der Prozesse beginnen kann.

Wenn ein EBF in Betrieb genommen wird, dauert es in der Regel länger, bis man den Endanwendern fertiggestellte Funktionsbereiche zeigen kann. Dafür passen die erstellten Funktionen aber exakt zu den Geschäftsprozessen und der spätere Optimierungsbedarf entsteht nicht in der Weise, wie er bei einem klassischen ERP-System entstehen kann. Dies kein Vor- oder Nachteil, es muss nur entsprechend berücksichtigt werden.

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