ERP-Auswahl: Das passende ERP-System systematisch auswählen

Die Auswahl eines neuen ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die Geschäftsprozesse, Organisation und IT-Landschaft eines Unternehmens über viele Jahre beeinflusst. Eine erfolgreiche ERP-Auswahl erfordert deshalb weit mehr als den Vergleich von Softwarefunktionen und Anschaffungskosten.

CERPOS begleitet mittelständische Unternehmen bei der ERP-Auswahl – herstellerunabhängig, methodisch und mit langjähriger Erfahrung aus der Praxis. Gemeinsam schaffen wir die Voraussetzungen für eine fundierte und nachvollziehbare Systementscheidung.

Wann ist eine ERP-Auswahl sinnvoll?

Unternehmen stehen aus unterschiedlichen Gründen vor der Entscheidung, ein neues ERP-System auszuwählen:

Das vorhandene ERP-System unterstützt wichtige Geschäftsprozesse nicht mehr ausreichend.
Neue Anforderungen durch Wachstum, Internationalisierung oder veränderte Geschäftsmodelle entstehen.
Insellösungen, Excel-Anwendungen und manuelle Abläufe erschweren die Zusammenarbeit.
Die bestehende ERP-Technologie oder die Weiterentwicklung durch den Hersteller bietet keine ausreichende Zukunftsperspektive.
Unterschiedliche ERP-Systeme sollen in einer einheitlichen Systemlandschaft zusammengeführt werden.

Vor einer ERP-Neuauswahl sollte allerdings auch geprüft werden, ob sich die Anforderungen durch eine Optimierung oder Modernisierung des bestehenden Systems wirtschaftlicher erfüllen lassen. Nicht jeder Handlungsbedarf erfordert zwangsläufig einen Systemwechsel.

ERP-Auswahl in sechs strukturierten Phasen

Mit unserem bewährten Auswahlverfahren begleiten wir mittelständische Unternehmen systematisch von der Anforderungsanalyse bis zur Entscheidung für das passende ERP-System. Im Mittelpunkt stehen dabei die Geschäftsprozesse, die strategischen Ziele und die wirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens.

1. Geschäftsprozessanalyse und Erstellung des Lastenhefts

Gemeinsam mit den Fachabteilungen analysieren wir die bestehenden Geschäftsprozesse und ermitteln die Anforderungen an das zukünftige ERP-System. Dabei identifizieren wir auch organisatorische und prozessuale Verbesserungspotenziale. Die Ergebnisse werden mit der Geschäftsleitung abgestimmt und bilden die Grundlage für ein strukturiertes Lastenheft mit nachvollziehbar dokumentierten und priorisierten Anforderungen.

2. Marktrecherche und Vorauswahl geeigneter ERP-Anbieter

Auf Grundlage des Lastenhefts identifizieren wir geeignete ERP-Systeme und Anbieter. Dabei berücksichtigen wir unter anderem Brancheneignung, Funktionsumfang, technologische Ausrichtung und wirtschaftliche Rahmenbedingungen. Aus der Marktrecherche entsteht eine Longlist, die anhand definierter Kriterien auf eine überschaubare Anzahl geeigneter Anbieter reduziert wird.

3. Anbieterbewertung und praxisorientierte Systempräsentationen

Die ausgewählten ERP-Anbieter erhalten konkrete Vorgaben für ihre Systempräsentationen. Anhand eines einheitlichen Präsentationsleitfadens sollen sie die wesentlichen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens möglichst realitätsnah im ERP-System abbilden. Dadurch werden die unterschiedlichen Lösungen vergleichbar und die beteiligten Fachbereiche können die Systeme anhand ihrer tatsächlichen Anforderungen beurteilen.

4. Systemvergleich und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Die ERP-Systeme werden anhand einer strukturierten Bewertungsmethodik miteinander verglichen. Neben der funktionalen Eignung berücksichtigen wir die technische Architektur, Integrationsfähigkeit, Zukunftsfähigkeit und die Gesamtkosten über den vorgesehenen Nutzungszeitraum (Total Cost of Ownership, TCO). Eine transparente Nutzwertanalyse unterstützt die nachvollziehbare Bewertung der verschiedenen Lösungen.

5. Absicherung der ERP-Systementscheidung

Vor der endgültigen Entscheidung werden offene fachliche und technische Fragen mit den favorisierten Anbietern geklärt. Bei Bedarf führen wir vertiefende Workshops durch und begleiten Referenzkundenbesuche. Darüber hinaus unterstützen wir die fachliche Prüfung des angebotenen Leistungsumfangs, der Projektplanung und der vertraglichen Leistungsbeschreibungen. So werden wesentliche Risiken möglichst vor der Beauftragung sichtbar.

6. Vorbereitung der ERP-Einführung

Eine erfolgreiche ERP-Auswahl endet nicht mit der Entscheidung für einen Softwareanbieter. Wir unterstützen dabei, die vereinbarten Anforderungen und Leistungen verbindlich zu dokumentieren, das Lastenheft in ein geeignetes Pflichtenheft zu überführen und Projektumfang sowie Verantwortlichkeiten festzulegen. Auf Wunsch begleiten wir Ihr Unternehmen auch während der anschließenden ERP-Einführung als unabhängige Berater.

Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl entscheidend?

Das passende ERP-System muss nicht möglichst viele Funktionen besitzen. Entscheidend ist, wie gut es die Geschäftsprozesse und die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens unterstützt. Die Gewichtung der Auswahlkriterien richtet sich deshalb nach Ihrer individuellen Unternehmenssituation.

Prozess- und Funktionseignung: Unterstützung der geschäftskritischen Abläufe und der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Technologie und Integration: Systemarchitektur, Schnittstellen, offene APIs, Datenzugänglichkeit und Integration angrenzender Anwendungen.
Zukunftsfähigkeit: Weiterentwicklung des ERP-Systems, Automatisierungsmöglichkeiten und Potenziale für den Einsatz künstlicher Intelligenz.
Wirtschaftlichkeit: Lizenz- und Betriebskosten, Einführungsaufwand, Anpassungen und langfristige Gesamtkosten.
ERP-Anbieter und Implementierungspartner: Branchenkompetenz, Projektmethodik, Leistungsfähigkeit und langfristige Betreuung.

Besonders wichtig ist die Frage, wie die zukünftige Systemlandschaft aussehen soll. Nicht jede Funktion muss Bestandteil des ERP-Systems sein. Eigenständige Anwendungen für beispielsweise CRM, Dokumentenmanagement oder Qualitätsmanagement können sinnvoll sein, sofern die erforderliche Integration gewährleistet ist.

Welche Ergebnisse liefert eine professionelle ERP-Auswahl?

Am Ende einer strukturierten ERP-Auswahl stehen nicht nur ein ausgewähltes System und ein Anbieter, sondern dokumentierte Grundlagen für die anschließende ERP-Einführung.

Zu den wesentlichen Ergebnissen gehören:

Dokumentierte Geschäftsprozesse und abgestimmte Optimierungspotenziale.
Ein strukturiertes Lastenheft mit priorisierten Anforderungen.
Eine nachvollziehbare Longlist und Shortlist geeigneter ERP-Anbieter.
Vergleichbare Ergebnisse der ERP-Systempräsentationen.
Eine transparente Bewertung der Systeme einschließlich Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Eine fundierte Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung.
Abgestimmte Grundlagen für Leistungsumfang und Planung der ERP-Einführung.

Damit entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage, die fachliche, technische und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt und wesentliche Projektrisiken frühzeitig sichtbar macht.

Warum ERP-Auswahl mit CERPOS?

CERPOS berät mittelständische Unternehmen seit 2000 bei der Auswahl, Einführung und Optimierung von ERP-Systemen. Unsere Beratung verbindet ein strukturiertes Vorgehen mit langjähriger Erfahrung aus ERP-Projekten in produzierenden Unternehmen, im Handel und in weiteren Branchen.

Unsere Beratung ist konsequent herstellerneutral. Wir verkaufen keine ERP-Software und erhalten keine Provisionen von ERP-Herstellern oder Implementierungspartnern. Unsere Empfehlungen orientieren sich ausschließlich an den Geschäftsprozessen, Anforderungen und wirtschaftlichen Zielen unserer Kunden.

Wir betrachten nicht nur die Software, sondern auch die Organisation, die Geschäftsprozesse und die Menschen, die später mit dem ERP-System arbeiten müssen. Dabei bringen wir unsere Erfahrung aus unterschiedlichen Unternehmens- und Projektsituationen ein.

Unser Anspruch ist eine fachlich und wirtschaftlich belastbare Systementscheidung, die sich an den langfristigen Interessen Ihres Unternehmens orientiert.

Leitfaden zur ERP-Auswahl

Sie möchten sich näher mit den einzelnen Schritten einer ERP-Systemauswahl beschäftigen? In unserem Leitfaden zur ERP-Auswahl erläutern wir die Vorbereitung, Anforderungsaufnahme, Prozessoptimierung, Erstellung des Lastenhefts, Anbieterauswahl, Systempräsentationen und Absicherung der Entscheidung im Detail.

Ihre ERP-Auswahl mit CERPOS

Sie planen eine ERP-Neuauswahl oder möchten zunächst prüfen, ob ein Systemwechsel für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Sprechen Sie mit uns über Ihre Ausgangssituation. Gemeinsam klären wir, welche nächsten Schritte sinnvoll sind und wie CERPOS Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen kann.

ERP-Auswahl mit unabhängiger Beratung
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