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ERP-Nutzen maximieren

Viele Unternehmen betreiben eine ERP-Auswahl mit dem Ziel, Prozesse zu optimieren und ihre Struktur zu verschlanken. Nicht selten bleiben diese Ziele nach der Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems teilweise auf der Strecke, wenn ein geplantes Budget aufgebraucht ist oder das Unternehmen vor auftretenden Problemen kapituliert.

Schlimmstenfalls tritt ein Zustand ein, in dem Anwender sich mit noch nicht abgestellten Unzulänglichkeiten des ERP-Systems abfinden. Dieser Zustand kann beispielsweise entstehen, wenn die Arbeit in den Fachabteilungen im Rahmen einer ERP-Inbetriebnahme über einen längeren Zeitraum durch funktionale Probleme erheblich erschwert wurde. Wenn diese „Einführungsprobleme“ dann abgestellt sind, sind die Anwender froh, wieder uneingeschränkt ihrem Tagesgeschäft nachgehen zu können und das Interesse an weiteren Prozessoptimierungen nimmt ab.

Das ursprüngliche Ziel, mit einem ERP-System alle relevanten Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen, darf nicht aus den Augen verloren werden. Oft treffen wir auf Unternehmen, die das Potential ihres ERP-Systems nicht ausschöpfen und vorhandene Ressourcen nicht optimal ausnutzen. Oft kann man mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass das ERP-System die Geschäftsprozesse besser unterstützt.

Datenqualität wird in Zukunft immer mehr Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen haben!

Ein sehr einfaches Mittel ist beispielsweise die Erhöhung der Datenqualität. Die Datenqualität hat einen erheblichen Einfluss auf den Ablauf und die Effizienz von Geschäftsprozessen. Viele Unternehmen ziehen dieses Mittel nicht in Betracht, da oftmals die irrläufige Meinung vorherrscht, dass die Datenqualität gut sei. Datenqualität beeinflusst die Nutzung eines ERP-Systems unmittelbar. Ein schlecht gepflegter Artikelstamm beeinflusst das Suchen, die Pflege von Preisen, die Verwaltung von Artikelinformationen wie Texte und Bilder und hat Einfluss auf die Materialwirtschaft und das Lagerwesen. Dazu sollten regelmäßig Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

Anhand folgender Kriterien kann beispielsweise die Qualität des Artikelstamms geprüft werden:

  • Existieren ein Durchschnitts- und ein Bewertungspreis?
  • Ist eine gültige Kostenart vorhanden?
  • Sind alle Fibu-relevanten Daten eingetragen?
  • Ist der Artikel für die Intrastat-Meldung klassifiziert?
  • Haben Eigenfertigungsteile einen Arbeitsplan und eine Stückliste?
  • Ist in Fremdbezugsteilen eine Wiederbeschaffungszeit eingetragen?

Neben diesen „harten“ Daten können auch Prüfungen auf Textfelder des Artikelstamms erfolgen. Artikel sollten eindeutig sein und nicht doppelt angelegt werden. Wenn beispielsweise im Beschreibungsfeld eines Kugellagers, einer Schraube, einem Halbzeug oder einer Handelsware auch die Bestellnummer des Lieferanten hinterlegt ist, ist dies ein Indiz für eine möglicherweise mangelhafte Datenqualität, die untersucht werden muss. Über Datenbankabfragen können diese regelmäßig durchzuführenden Prüfungen ohne nennenswerten Aufwand erfolgen. Ähnliche Prüfroutinen kann man auch für Debitoren, Kreditoren, Adressen, Einkaufsinformationen und weitere relevante Daten vornehmen.

Defizite an Daten können technisch identifiziert werden. Defizite bzw. ungenutztes Potential, bezogen auf die Abwicklung von Geschäftsprozessen, können nur durch die Fachabteilungen oder Personen, die nicht durch die „Betriebsbrille“ sehen, lokalisiert werden.

Das ist typischerweise die Aufgabe des ERP-Teams, das in jedem Unternehmen existieren sollte. In einem ERP-Team sind alle Fachabteilungen vertreten. Das ERP-Team trifft sich regelmäßig oder nach Bedarf, um zu besprechen, ob und wie Geschäftsprozesse durch das ERP-System besser unterstützt werden können.

Falls kein ERP-Team besteht, kann der Nutzungsgrad des ERP-Systems durch ein ERP-Audit festgestellt werden, das von einem externen Fachmann durchgeführt wird.

Neben den „einfachen“ Aufgaben wie der regelmäßigen Überprüfung der Datenqualität gibt es Potentiale, die sich nur durch einen deutlichen Mehraufwand nutzen lassen. In der Regel findet man in folgenden Bereichen ungenutztes Potential:

Maschinen-und Anlagenbau

  • Optimierung des Zusammenspiels Konstruktion/Arbeitsvorbereitung/Änderungswesen
  • Variantenmanagement über Produktkonfiguration im Vertrieb und in der Produktion
  • Servicemanagement

Handelsunternehmen

  • Verwaltung von Katalogdaten (Print/Shop)
  • Retourenmanagement
  • Abgleich von Bestandsdaten mit mehreren Handelsplattformen
  • Dropshipping

Generell lohnt es sich immer, sich mit der „Nutzenmaximierung des ERP-Systems“ zu beschäftigen, denn ERP-Systeme leisten einen wesentlichen Beitrag zur Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

pfeil

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