Risiken bei ERP-Auswahl und ERP-Einführung

ERP-Auswahl: ein wichtiger Entscheidungspunkt für Ihr Unternehmen.

Bei der ERP-Software-Auswahl gibt es viele Probleme, die für Nicht-Experten oftmals unsichtbar sind. Das birgt Risiken für falsche Einschätzungen und Entscheidungen, die in Folge oft zu negativen Auswirkungen wie z.B. Produktivitätseinbußen führen können. Die ERP-Auswahl sollte man ernst nehmen. Schließlich geht es um die Neuorganisation Ihres Unternehmens mit grundlegend wichtiger Anwendungssoftware und eine langfristige, vertrauensvolle Bindung an einen Anbieter.

Notwendige Voraussetzungen für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Da bei einer ERP-Einführung beispielsweise von bedingt nutzbaren Erfahrungen bei den Anwendern auszugehen ist und ggf. Nachholbedarf bei der Qualifikation besteht oder Aufstocken der personellen Ressourcen erforderlich ist, müssen einige Grundbedingungen im Vorfeld geschaffen werden:

• Akzeptanz des ausgewählten ERP-Systems bei den Mitarbeitern
• Hohes Maß an Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter
• Realistische Vorstellungen über Projekt-Budget und Projekt-Dauer
• Bereitschaft zu firmeninternen Reorganisationsmaßnahmen (Abteilungen müssen sich in einem Prozess gegenseitig annähern)
• Firmeninterne Träger des Projekts und des ERP-Systems auf allen Ebenen
• Überlegte Auswahl des Projektleiters

Wichtig: Die Geschäftsleitung muss das Projekt offiziell und nachdrücklich unterstützen.

Private Daten

Unter dem Begriff privaten Daten laufen Excel- oder Access-Datensammlungen, die in Fachabteilungen geführt werden. Diese dauen werden nur dort verwendet, unternehmensweit stehen sie nicht zur Verfügung. Das neue ERP-System sollte unbedingt diese „privaten“ Daten ”entprivatisieren“. Diese Daten sind meist wichtig und die Fachabteilungen können nicht darauf verzichten.

Die Herausforderung besteht nun darin, die Daten zu analysieren und zu bewerten, damit sie sinnvoll in die neue ERP-Lösung überführt werden können. Das bringt den großen Vorteil, dass die Daten allen Anwendern im Rahmen der Reorganisation zur in einem entsprechend angelegten ERP-System zur Verfügung stehen (z.B. BI-Anwendungen).

Systemauswahlverfahren und gering validierte Entscheidungen

Es kommt leider oft genug vor, dass Anwender bzw. Kaufentscheider für ein ERP-System sich überschätzen und nicht wahrhaben wollen, dass eine ERP-Auswahl mit kompetenter Hilfe effizienter ist. Und falls man feststellt, dass das System doch nicht so ganz passt oder falsch ist, versucht man, dies irgendwie über die Anwendung zu regeln und gibt sich am Ende mit einer Lösung zufrieden, die nur zu einem Prozentsatz funktioniert. Solchen ERP-Anwendungsruinen begegnet man oft in der Praxis, die Gründe für die falsch getätigte Investition sind vielfältig und reichen vom vernachlässigten Pflichtenheft bis zum fehlendem Leitfaden für die Präsentation.

Voraussetzungen für die ERP-Auswahl

Ein grundlegendes Element für eine erfolgreiche ERP-Auswahl ist die Bildung eines Projektteams und die Benennung eines Projektleiters, der akzeptiert und anerkannt ist.

Messung des Projekterfolgs

• In welchen Bereichen soll Return erzielt werden?
• Welche Zielvorstellungen haben Sie?
• Gehen Sie von einer Erfolgsmessung aus und wenn ja, mit welchen Mitteln?

Zielvorstellungen können sein:

• Verringerung des Lagerbestands
• Beschleunigung des Auftragsdurchlaufs
• Informations-Plus und Informationssicherheit
• Höheres Auftragsvolumen bei gleichem Mitarbeiterstamm
• Erhöhung der Dispositionsqualität, bessere Datenqualität, mehr Bearbeitungsvorgänge pro Mitarbeiter
• Flexibilisierung der Auftragsabwicklung
• Flexibilität beim Einsatz von Mitarbeitern
• Höherer Ausbildungsstand der Mitarbeiter

Datenkonvertierung und Datenqualität

Die Datenkonvertierung ist ein ganz wichtiger Bestandteil der Inbetriebnahme! Hierunter fallen alle Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Alt-System oder anderen Datenquellen, die in der täglichen Arbeit notwendig sind. Daten, die nicht erfasst werden können, jedoch zur täglichen Routine gehören, müssen zur Inbetriebnahme unter Umständen manuell nachgetragen werden.

Die Konvertierung ist nicht nur wichtig, um eine reibungslose Weiterarbeit am Tag der Umstellung zu garantieren: Denn wenn die Bewegungsdaten aus der Vergangenheit nicht übernommen werden können und keine revisionssichere Archivierung der Altdaten vorliegt, so muss das Alt-System 10 Jahre gemäss den Aufbewahrungspflichten am Leben gehalten werden. Dies betrifft dann nicht nur die Buchhaltung, sondern vor allem auch die Positionen Lohn und Gehalt – wesentliche Bestandteileteile des PPS-Kerns (Produktionsplanung und Steuerung) und relevant für die Bewertung (nach GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Datenqualität

Die Datenqualität steht an erster Stelle im Prozessverlauf einer erfolgreichen Datenkonvertierung. Nur mit Konvertierung allein ist die Datenqualität nicht zu optimieren. Wenn die Daten unvollständig sind oder Mängel aufweisen, sind die notwendigen Ergänzungen und Korrekturen auch nur in begrenztem Ausmaß automatisierter. Zudem müssen die Konvertierung selbst und die Durchführungsrichtlinien so ausgerichtet sein, dass sie einer betrieblichen Prüfung beispielsweise durch Wirtschaftsprüfer oder Steuerbehörde standhalten.

Daher muss bei einer geplanten ERP-Einführung frühzeitig damit begonnen werden, die Daten zu prüfen, zu ergänzen oder zu korrigieren. Dies ist ein eigenständiges und wichtiges Projekt!

Datenqualität und Rentabilität

Eine qualitativ hochwertige Datenkonvertierung rechnet sich immer. Man sollte nicht vernachlässigen, dass man ggf. 10 Jahre Hard- und Software-Wartung für das Alt-System einkalkulieren muss. Ein Problem ist auch das Nacharbeiten von fehlender Daten oder die zeitintensive Prüfung erfasster Daten. Die Tagesarbeit kann dadurch gestört werden und es können Kosten über einen langen Zeitraum auflaufen, wie Beispiele aus der CERPOS-Praxis belegen.

Schulung der Mitarbeiter

An der Schulung der Mitarbeiter sollten Sie nicht sparen, sonst rechnet sich Ihre Investition nicht! Denn das beste ERP-System nutzt nichts, wenn es nicht richtig oder nur rudimentär eingesetzt wird. Wichtig ist auch, dass Endanwender bzw. Fachabteilungen mit den tatsächlichen Unternehmensdaten geschult werden. Die Begleitung der Inbetriebnahme durch den ERP-Software-Anbieter ist zudem sinnvoll, um an diesem Punkt Sicherheit zu gewährleisten.

10 Kardinalfehler bei der ERP-Systemeinführung

1 – Focus auf Funktionsorientierung statt auf Prozessorientierung

2 – Unstrukturierte Vorgehensweise, keine Abstimmung auf Kunden, unklare oder unrealistische Projektziele

3 – Schlechte Projektorganisation oder Projektorganisation, die nicht von Firmenleitung mitgetragen wird

4 – Fehlender Methoden- und Werkzeugeinsatz / Überdimensionierter Methoden- und Werkzeugeinsatz

5 – Fehlendes Projektmanagement / zu hoher Aufwand bei Projektmanagement

6 – Keine „Annahme“ der Projektarbeit durch den Kunden

7 – Unzureichende Ressourcen-Freistellung: schlechte Koordination von Kompetenz und Kapazität

8 – Festhalten an vorhanden ”alten“ Strukturen und Verfahren

9 – Anstreben einer perfekten Lösung statt einer guten Lösung,

die mittelfristig einsetzbar und rentabel ist

10 – Fehlende oder mangelhafte Datenqualität in der bestehenden Anwendung

Erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems

Der Kern einer ERP-Einführung sollte immer das Erreichen von Benefits sein, nicht nur das schlichte Ablösen des Alt-Systems. Dazu braucht man Berater, die die Anwendung aus Sicht des Anwenders verstehen und sich mit den Daten und den Menschen des Kunden identifizieren. Ohne diese Identifikation entstehen meist nur Ersatzlösungen – vielen Software-Anbietern genügt diese schlichte Ablösung auch. Oftmals erleben wir, dass die Anwender unvorbereitetauf ein neues System treffen, das ihre Arbeitsweise völlig verändert. Das resultiert aus der Tatsache, dass das Alt-System ignoriert wurde und neue ERP-System nicht den Anwender und seine Arbeitsweise in den Focus stellt.

Leider werden Projekte sehr oft abgebrochen und es entstehen sogenannte „Software-Ruinen“ – der unmittelbare Wechsel zu einem andern Software-Anbieter macht es oft auch nicht besser. Kunden, die einmal einen Misserfolg erlebt haben, sind auch schwer von einem neuen Angebot zu überzeugen. Daher ist es wichtig, einen guten Berater in Sachen ERP zu haben, der die notwendige Balance zwischen den Vorstellungen und Bedürfnissen des Anwenders und den Leistungen und Versprechen des Anbieters herstellt.

Kernpunkte und Problemfelder bei ERP-Softwareauswahl

Suche, Prüfung, Kauf, Einsatz stellen die wesentlichen Kernpunkte bei ERP-Software-Systemen für Industrie und Handwerk dar. Für Entscheider und Anwender ist es wichtig, mit dem nötigen Hintergrundwissen die richtigen Entscheidungen zu treffen oder sich ggf. Unterstützung durch externe ERP-Berater zu holen, um sich unnötiges Leiden zu ersparen.

Überblick über einige Kernpunkte der ERP-Softwareauswahl

• Pflichtenheft
• Präsentation des Software-Anbieters
• Entscheidungskriterien
• Entscheidungshilfen
• Kosten der Investition
• Benefits der Lösung

Die Qual der Wahl

Auf dem Markt in den Ländern Deutschland, Österreich und Schweiz „tummeln“ sich ungefähr 350–400 ERP-Systeme, je nach Auslegung des Begriffs ERP. Die Bandbreite reicht von namhaften Markenanbietern bis zu relativ unbekannten Nischen- und Speziallösungen. Alle haben temporär eine Existenzberechtigung, die sich in Form, Umfang, Kosten erheblich unterscheiden.

Das Pflichtenheft

Das Pflichtenheft beinhaltet die Anforderungen, die Ihre neue Anwendungslösung erfüllen soll bzw. muss. Es ist die Basis für den Kompromiss zwischen Wunschdenken und Realisierbarkeit einerseits und Machbarkeit und Kosten andererseits. Ein wichtiger Tipp an dieser Stelle: Das Pflichtenheft ist Pflicht! Eine irrige Meinung ist es anzunehmen, dass man kein Pflichtenheft braucht. Ohne brauchbares Pflichtenheft werden Sie keine erfolgreiche Systemauswahl betreiben können. Sie müssen reglementieren – die Anwender und die Anbieter.

Inhalte und Umfang des Pflichtenheftes

Ein „dickes“ Pflichtenheft, ein umfangreicher Funktions-/Fragenkatalog sichern nicht die Erfüllung der gewünschten Funktionalität – 2.000 Fragen oder mehr führen nicht unbedingt zum Ziel. Weniger kann mehr sein. Wichtig ist nur: Die abzubildenden, zu realisierenden Prozesse müssen detailliert dargestellt werden. In manchen Fällen ist es auch sinnvoll, Optionen auszuschliessen und zu beschreiben, was die Lösung nicht realisieren soll. Für die Festlegung des Funktionsumfangs benötigen Sie Prozessketten. Elementare Funktionen müssen präzise und genau beschrieben werden.

• Was ist wichtig?
• Auf welche Abläufe legen Sie Wert?
• Welche Informationen müssen Sie in welcher Ausprägung erhalten?

Das Pflichtenheft ist der rote Faden für die Auswahl, für die Präsentation und für die Änderungen der Organisation. Wichtig: Das Pflichtenheft ist als Vertragsbestandteil beruhigend, aber untauglich. Das Pflichtenheft beinhaltet technische Rahmenbedingungen: Hardware-Sizing, Systemsoftware, Datenbank, Tools, Wachstumspotentiale von System und Anwendung.

10 Kardinalfehler in einer Präsentation

Für die Präsentation wird ein Leitfaden benötigt, der die Präsentation reglementiert und damit den Präsentierenden. Die Präsentation gestattet ein Abbild Ihrer Organisation und hilft Ihnen, eine Entscheidung zu treffen. Daher sollten Fehler und Versäumnisse an diesem Entscheidungspunkt möglichst vermieden werden!

1 – Der Anbieter sieht sich im Mittelpunkt, die Anforderungen des Anwenders bleiben auf der Strecke

Die Präsentation zielt vorrangig auf die sogenannten „Highlights“ des Anbieters ab – also auf das, was der Präsentierende aus seiner Sicht als wesentlich erachtet. Er möchte mit Dingen punkten, die in Ihrem Zielsystem vielleicht gar nicht als vorrangig eingestuft sind. Der Nachteil: Die „Highlights“ des Anwenders, also Ihre wichtigen und wesentlichen Anforderungen, gehen in der Präsentation unter. Auf Prozesse, die Ihnen organisatorisch in der Abwicklung Schwierigkeiten bereiten und Geld kosten, wird nicht in ausreichender Form eingegangen.

2 – Funktionale Löcher werden nicht erkannt

Der Präsentierende kann mit Geschick die Anwender von der Problematik ablenken, dass eine Funktion gar nicht „rund“ ist und dass im Nachgang eventuell „unschöne“ Eingriffe erforderlich sind. Die Anwender bekommen dies aber nicht mit und erkennen das Problem nicht in der Tragweite, wenn die funktionalen Löcher nicht sichtbar sind.

3 – Eine „blendende“ Oberfläche

Eine „schöne“ Oberfläche lässt die Funktionalität oftmals in den Hintergrund treten. Die Anwender sind in der Präsentation dann nur von der Oberfläche „geblendet“, sodass auf wichtige Funktionalitäten nicht mehr ausreichend geachtet wird.

4 – Fehlender Fokus auf die geforderte Funktionalität

Der Schwerpunkt auf die geforderte Funktionalität fehlt schlichtweg: Die geforderte Funktionalität kann nicht so hinterfragt werden, dass anschließend zweifelsfrei entschieden werden kann, ob der Anbieter wirklich eine akzeptable Lösung hat.

5 – Fehlen von Funktionalität – und keiner merkt es …

Fehlende Funktionalität wird verdeckt, nicht gezeigt und damit von den Anwendern nicht erkannt. Fehlende Funktionalität ist kein Mangel der Software, fehlende Funktionalität bedeutet eine Einschränkung in der Anwendung.

6 – Plötzlich geht alles ganz schnell in der Präsentation …

Eine plötzlich beschleunigte Funktionsdemonstration überspielt oft eine gezielte Nachfrage. Aufmerksam bleiben lohnt sich, denn hier tut sich vielleicht ein funktionales Loch auf!

7 – Gestatteter Funktionswirrwarr

Wenn die Auswirkungen einer Funktion nicht ausreichend verfolgt werden können, geht der notwendige Erläuterungsbedarf verloren. Klare Funktionsdarstellungen dürfen nicht an Unzulänglichkeiten der Präsentation, des Präsentierenden oder der Anwender scheitern.

8 – Fehlende Prozessketten

Ohne Prozessketten verliert die Präsentation an Wert. Sie sollten Prozesse nach Art des Ablaufs dokumentieren und nach benötigten Einsatzpunkten der Systemunterstützung . Wichtig ist auch, in welcher Ausprägung Sie funktionale Unterstützung erwarten.

9 – Das Gleiche ist nicht Dasselbe …

Der Anwender denkt, er und der Präsentatierende reden von denselben Anforderungen und denselben Funktionsinhalten. Hier können folgenschwere Irrtümer passieren, wenn in den begrifflichen Welten keine Deckungsgleichheit besteht.

10 – Fehlende Dokumentation

Protokollieren und Dokumentieren der Präsentation ist wichtig: So können Sie sich sich später in Beurteilungs- und Entscheidungsgesprächen in Erinnerung rufen, was eigentlich gezeigt wurde, vorhanden war, eindeutig oder auch ggf. nicht erkennbar war.

Der ERP-Software-Anbieter

Verlassen Sie sich nicht allein auf die Aussagen des Anbieters. „Der Anbieter weiß schon, was der Anwender will. Er wird’s schon richten“ ist hier nicht der richtige Ansatz. Der Anbieter kennt Ihre Probleme nur oberflächlich, wenn überhaupt. Organisatorische Besonderheiten und branchenspezifische Details sind ihm im Regelfall überhaupt nicht bekannt. Häufig werden daher Anforderungen als unlösbar, nicht sonderlich relevant oder unüblich bewertet.

Der ERP-Software-Anbieter als Partner

Der Anbieter will verkaufen und Ihnen zu Ihrem Glück verhelfen. Denken Sie daran: Sie müssen mit dem System leben, Ihre Organisation auf konkurrenzfähige Füße stellen. Sie wollen Arbeitsaufwand verringern, sich organisatorisch verbessern und Wachstumspotentiale eröffnen. Stellen Sie also dem Anbieter eindeutige Forderungen hinsichtlich seiner angebotenen Lösung.

Die Versprechungen der ERP-Software-Anbieter

Eine Funktion, die nur versprochen wurde, ist keine real existierende, funktionierende und bewährte Funktion. Das nächste Release kann viel mehr als die gegenwärtigen Anforderungen des Anwenders. Stellen Sie sich die Frage: Ist das Personal des Anbieters so qualifiziert, dass Ihnen geholfen werden kann? Natürlich können Sie auch allein ein System einführen, aber Sie werden im Regelfall die Möglichkeiten des ausgewählten ERP-Systems nur zu einem Bruchteil erkennen und umsetzen können.

Entscheidungskriterien

Der Anwender muss für den Entscheidungsprozess einen Fahrplan festgelegt haben. Folgende Kriterien sollte man dabei berücksichtigen:

Schutz der getätigten Investition

„Neutralität des ausgewählten ERP-Systems im Hinblick auf

• Betriebssystem
• Datenbankplattform
• Integrationsfähigkeit mit gängigen Applikationsservern

Zu erwähnen wäre in diesem Zusammenhang die klassische Weltentrennung zwischen Client-Server und internetbasierender Architektur, die man jeweils als Ausgangsbasis in die Überlegungen mit einbeziehen sollte.

Lebenszyklus und Marktpräsenz

Hier steht der Lebenszyklus der angebotenen Anwendung, die „Herkunft“ des ERP-Systems im Mittelpunkt. Im Focus stehen hier Fragen wie:

• Hat das ERP-System seinen Zenit überschritten (wie ist seine Präsenz am Markt)?
• Ist das ERP-System neu entwickelt oder aus einem Vorsystem evolutionär weiterentwickelt?

Wiederauffinden der eigenen Vorstellungen

Abbildbarkeit der eigenen Prozesse, Modifizierbarkeit, Erweiterbarkeit sind hier Gegenstand der Überlegungen. Eine ganz wichtige Frage hierbei ist: Soll das ERP-System aus der Anwendung heraus „erweitert“ werden können?

Entscheidungshilfen

Das Für und Wider in einem Entscheidungsprozess ist oft nicht vom eigenen Standpunkt aus zu beurteilen. In dieser Situation benötigt man häufig zusätzliche Informationen und muss wissen, wie man diese Informationen zielführend einsetzt. Sie können eine ERP-Auswahl allein durchführen und z.B. anonyme Unterstützung einkaufen (z.B. einen Fragebogen) und aus einer Auswahl universitär ausgerichteter Fragen eine Selektion versuchen oder einen der vielen kostenlos angebotenen Auswahllisten aus dem Internet abrufen.

Oder Sie kaufen sich externes Know-how ein und beauftragen ein ERP-Beratungsunternehmen wie die CERPOS, das Sie durch alle Projektphasen begleitet und Ihnen Sicherheit und Expertise bei Ihren ERP-Investitionen gibt.

Allgemeine Problemfelder und „Gefahren“

Der nicht sichtbare Unterschied

Die ERP-Systeme sehen mittlerweile „ziemlich ähnlich“ aus: Aber, es gibt Unterschiede – sogar gravierende! Darüber hinaus muss die Notwendigkeit von Mehraufwendungen für einen individuelle Anpassung erkannt werden.

Endlose Funktionsaufzählungen

Die Funktionslisten der ERP-Anbieter bestehen im Zweifelsfall aus einer imponierenden Anzahl von Auflistungspunkten: Hierbei ist zu beachten: Funktion ist aber nicht gleich Funktion, auch wenn sie benennungsgleich sind.

Oft verwendete Schlagwörter in der Auswahlphase

Seien Sie kritisch, wenn behauptet wird, ein ERP-System sei das modernste am Markt. Letztlich stellt sich die Frage, was „modern“ wirklich bedeutet, wie „modern“ ein ERP-System sein muss und ob Sie dieses „moderne“ ERP-System auch wirklich brauchen.

Die drei „I‘s“ der ERP-Softwareauswahl

Grundsätzlich helfen bei der ERP-Softwareauswahl folgende Fragestellungen, die in die Entscheidungsfindung mit einfliessen:

Integration

• Wie viel Integration ist notwendig? Soviel Integration wie nötig!

Die Integration einer Anwendung zeigt die „Geschlossenheit“ der Funktionalität, den „Kreislauf“ der Daten und das Durchführen von Funktionen ohne Absetzen.

Investitionssicherheit

• Was sind Ihre Anforderungen an Investitionssicherheit?
• Was bedeutet für Sie Investitionssicherheit?
• Wer ist im globalen Markt überhaupt sicher?
• Wie lange kann sich der Anbieter (noch) am Markt halten?
• Wie erhöhen Sie den Sicherheitskoeffizient für Ihre Entscheidung in einem möglicherweise unsicheren Umfeld?

Internationalität

• Sind Sie global tätig?
• Benötigen Sie eine Mehrwerke-Fähigkeit, vielleicht auch länderübergreifend?
• Muss damit die Software mehrere Sprach- und Länderversionen zur Verfügung stellen?

Kosten der Lösung

Für die Investition in ein ERP-System gilt eine einfache Rechnung: Kosten und organisatorischer Zugewinn müssen im Einklang stehen. Wobei zu beachten ist, dass die Investitionsrechnung für ein neues ERP-System nicht vergleichbar mit der Investitionsrechnung für eine neue Maschine ist. Die Gesamtkosten stzen sich zusammen aus:

Anschaffungskosten:

• Hardware / Systemsoftware / Anwendungen / Tools / Schulung / Beratung / Anpassungen

Folgekosten:

• Lizenzgebühren / Beratung / Schulung / Erneuerungen des Systems zu seiner Lebenserhaltung (Erweiterungsinvestitionen)

Ein wichtiger Aspekt bei den Kosten: Ein ERP-System kann in der Grundanschaffung „günstig“ sein, jedoch einen hohen Aufwand für die Implementierung (Beratung, besonders qualifiziertes, eigenes Personal) bedingen. Auch ist zu berücksichtigen, dass man ggf. verschiedene Ansprechpartner hat statt alles aus einer Hand zu bekommen. Es existieren teils erhebliche Preisunterschiede – der Markt ist da nicht transparent. Diese Unterscheide können gerechtfertigt sein, das muss aber nicht in jedem Fall begründet sein.

Ziele, Realisierungsgrade der ausgewählten Anwendung

Das ERP-System verbessert die Organisation

Die Anforderungen der Organisation müssen mit der Funktionalität abgedeckt werden. Das ERP-System muss sich an die Organisationselemente anpassen, die sich bewährt haben. An den Stellen, an denen die Organisation Nachholbedarf hat, muss sich die Organisation an das ERP-System anpassen.

Erträgliche Kompromisse

Die Lücken des ausgewählten ERP-Systems müssen geschlossen werden, wenn sie organisatorisch nicht zufriedenstellend zu umgehen sind. Dabei müssen Sie sich die Frage stellen, was Ihre Organisation an Kompromissen verträgt.

Schlanke Lösung und Automatisierung

Schlanke Organisation, schlankes System, schlanke Funktionalität, schneller Einsatz, leichte Erlernbarkeit, hoher Automatisierungsgrad – es kann mehr automatisiert werden, als der Anwender sich vorstellt.

Benefits der Lösung

Mit der Anschaffung eines ERP-Systems tätigt man eine erhebliche Investition, die vielleicht auch mit einem organisatorischen Abenteuer einhergeht. Mit den Benefits ist Erfolg gemeint – monetär wie auch organisatorisch.

Erfolgreiche Inbetriebnahme

Ein ERP-System muss schnellstmöglich nach Inbetriebnahme eine anwendbare Form annehmen und möglichst reibungslos im Alltag funktionieren. Sie müssen überzeugt sein, eine richtige Entscheidung getroffen zu haben und dies auch nach außen tragen – alles andere wäre kontraproduktiv.

Verzichten Sie auf alte Gewohnheiten

Führen Sie das ERP-System immer im Hinblick auf Benefits ein und bewahren Sie nicht den alten Zustand. Nehmen Sie die Chance wahr, organisatorische Veränderungen zu betreiben, ein neues System kann neue Horizonte eröffnen.

Benefits? Heute, nicht irgendwann!

Achten Sie darauf, dass man Ihnen nicht verspricht, in zwei Jahren oder wann auch immer die Erfolge Ihrer Neuorganisation zu spüren. Bereits nach Einführung eines ERP-Systems müssen Sie spürbare Erleichterungen erkennen können und realisiert haben. Mit dieser Forderung stehen wir oft gegen die Anbieter.

Integrierte ERP-Lösung: Vorteil oder Nachteil?

Hilfreich bei der Beantwortung dieser Frage ist unsere Sicht als ERP-Berater, da wir mit Auswahl und Einführung von ERP-Systemen bestens vertraut sind. Integrität ist einer der fundamentalen Bausteine bei der Softwareauswahl, man spricht auch von den 3 I‘s:

Integrität – Investitionssicherheit – Internationalität

Für Anwender wirkt sich Integrität dahingehend aus, dass sie von allen in gleichem Maß gefordert wird. Das ist teils schwierig, da man oft nicht exakt festlegen kann, was Integrität in einer ERP-Anwendung bedeutet.

So kann Integrität beispielsweise folgendes bedeuten:

• Einheitliche Systemumgebung
• Einheitliches, konsistentes Datenmodell
• Alle Daten in einer Datenbank
• Keine Schnittstellen
• Keine Einzelsysteme, keine Excel-Anwendungen
• Einheitliche Oberfläche und Benutzung
• Flexibilität in Abhängigkeit der organisatorischen Anforderungen
• Datenqualität
• Anpassbarkeit an die Anforderungen der Anwender
• Reglementierung von Abläufen
• Einschränkung der Anwender

Aus Sicht der Anwender kann Integrität auch Einschränkung, Reglementierung und geringere Flexibilität bedeuten. Integrität bedeutet in gewissem Rahmen Aufgabe der Eigenständigkeit, Erhöhung der Abhängigkeit untereinander – die Abteilungen haben nur noch einen eingeschränkten Freiraum. Auf jeden Fall bedeutet Integrität Verlust von Macht und Kompetenz – die Abschottungen in Fachabteilungen müssen geöffnet werden. Die Gefahr dabei: Gegenwehr in integrierten Systemen führen zum Stillstand, man kann eine Abteilung dann nicht mehr „manuell überspringen“. Die Forderung lautet daher: So viel Integrität wie nötig, nicht so viel Integrität wie möglich, denn Integrität muss für die Organisation insgesamt verkraftbar sein.

Vorteile bei Großunternehmen

Ein „großes” Unternehmen kann Integrität leichter verkraften, weil seine Prozesse viel stärker diversifiziert und auf Arbeitsteilung ausgerichtet sind. Somit stehen auch mehr Mitarbeiter bei der Prozeßdurchführung zur Verfügung. Ein „kleines” Unternehmen hat viele Aufgaben, Prozesse etc. in Personalunion zu lösen. D.h., es steht im Zweifelsfall wegen fehlender Arbeitsteilung vielleicht nur ein Mitarbeiter zur Verfügung.

Integrität und Funktionalität

Integrität heißt nicht Diversifizierung der Anwendung in viele Teilfunktionalitäten. Ohne eigenständige Prozeßgestaltung durch den Anwender bleibt der Grad der funktionalen Integrität unbefriedigend. Integrität heißt aber funktionale Fantasie – an die Adresse der ERP-Anbieter gerichtet – und organisatorische Fantasie – an die Adresse der Anwender gerichtet.

Integrität und Organisation

Um Integrität umzusetzen und organisatorisch zu leben, müssen alle Fachabteilungen eine neue Form der Zusammenarbeit finden. Alle Insellösungen müssen daher in Frage gestellt werden. Integrität bedeutet, dass die gesamte Organisation im Mittelpunkt steht, nicht mehr jede Abteilung einzeln und allein. Ohne organisatorische Regelungen zwischen den Fachabteilungen findet keine Integration statt. Das bedeutet: Ohne klare Spielregeln können die Abteilungen nicht fair miteinander arbeiten.

Integrität und Datenqualität

Die Einbuße an Flexibilität für die Fachabteilungen kommt aber in jedem Fall der Datenqualität zugute. Geschlossene Funktionssequenzen helfen beim Erreichen von Datenqualitätsstufen. Dies stellt einen essentiellen Wettbewerbsvorteil dar, der in Zukunft immer stärker ins Gewicht fällt.

Die abschließende Beurteilung, ob eine integrierte ERP-Lösung für ein Unternehmen von Vorteil oder von Nachteil ist, bleibt stets individuell. Denn der Grat zwischen organisatorischer Belastung und organisatorischem Vorteil ist schmal.

Ungenutztes Potential im Zusammenspiel von Konstruktion und Arbeitsvorbereitung

Oft stellen wir in produzierenden Unternehmen, in denen komplexe Produkte konstruiert und produziert werden, immer wieder fest, dass das Zusammenspiel zwischen Konstruktion und Arbeitsvorbereitung organisatorisch und von der IT-Seite her extrem schlecht funktioniert.

Das ist leider oft die Realität: Fertiggestellte Konstruktionen werden in Papierform in einer Auftragsakte an die Arbeitsvorbereitung übergeben, die dann diese Informationen manuell im ERP-System verarbeitet. Es werden fehlende Artikelstämme angelegt, Stücklisten erstellt und produktionsrelevante Daten wie Stückzahlen oder Abmessungen ergänzt. Die Probleme, die sich bei der Pflege der Strukturen im Fall von Änderungen, die durch die Produktion oder die Konstruktion ausgelöst wurden, ergeben, sind wirklich enorm und können zu hohen Produktivitätsverlusten führen.

Dieses Phänomen tritt beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau, in der Elektronikfertigung und in der Zulieferindustrie von Systemen, Komponenten und Baugruppen sehr oft auf. Hier führt die manuelle Übertragung der Daten führt nicht selten zu Fehlern. Des Weiteren werden unnötig Kapazitäten verschwendet.

Das muss nicht sein, denn diese Schnittstelle lässt sich sehr gut automatisieren. So können erhebliche Potentiale genutzt werden – mit direkt messbarem und belegbarem Erfolg. Das Teilespektrum wird z.B. reduziert, Daten stehen schneller zur Verfügung, Fehlerquellen werden eliminiert und vieles mehr.

Grundsätzlich ist das Thema natürlich sehr komplex und es ist eine Menge Kompetenz und Erfahrung notwendig, um eine gute Integration zwischen Konstruktion und Arbeitsvorbereitung aus organisatorischer Sicht, sowie CAD und ERP aus IT-seitiger Sicht zu realisieren. Aber diese Aufgabe ist lösbar und die Investition ist durch den Zugewinn an Effizienz und Senken der Fehlerquoten wirtschaftlich zu rechtfertigen.

Auch wenn eine Lösung existiert, gibt es nur sehr wenige Unternehmen die diese Schnittstelle perfekt beherrschen. Es ist wirklich lohnenswert, das System und seine Schnittstellen auf den Prüfstand zu stellen, die Prozesse bis ins Detail auszuloten und alle sinnvoll nutzbaren Potentiale auszureizen, die das perfekte Zusammenspiel zwischen Konstruktion und Arbeitsvorbereitung bietet.