Unternehmen erhoffen sich dadurch Sicherheit, falls bei der ERP-Inbetriebnahme unterschiedliche Auffassungen zwischen Unternehmen und ERP-Hersteller darüber bestehen, ob eine Anforderung abgenommen werden kann oder nicht. Der Sicherheitsbedarf geht in manchen Fällen so weit, dass Unternehmen die im Pflichtenheft geregelten Anforderungen und deren Lösungswege notfalls auch rechtlich durchsetzen wollen.

Wenn man diesen Anspruch hat, muss das Pflichtenheft die Anforderung und den Lösungsweg sehr detailliert und für Branchenfremde nachvollziehbar dokumentieren. Dies bedeutet, dass vor Vertragsabschluss und Inbetriebnahme diese Dinge erledigt sein müssen. Also zu einem Zeitpunkt, zu dem man das neue ERP-System noch nicht im Detail kennt. In der Praxis werden in diesem Fall Workshops durchgeführt, die natürlich mit Kosten verbunden sind, dies muss man bedenken. In manchen Projekten mag dies erforderlich sein.

In meinen Projekten kommt die vertragliche Absicherung über ein Pflichtenheft sehr selten vor. Wenn ich Unternehmen berate, die in der Vergangenheit sehr schlechte Erfahrungen mit ERP-Projekten gemacht haben, besteht oft der Wunsch nach dieser zusätzlichen Sicherheit. Ich versuche dann auf die Gründe der gemachten schlechten Erfahrungen einzugehen. In der Regel stellt sich bei der Nachfrage heraus, dass man bei der ERP-Auswahl ganz einfach Fehler gemacht hat. Man hat die Prozesse nicht detailliert genug untersucht und ist mit einer sehr großen Unschärfe in das Projekt gegangen. Durch die Unschärfe konnte man die Anforderungen nicht exakt genug beschreiben und hat damit die Basis für Missverständnisse geschaffen. Und genau diese Missverständnisse führen dann später zu Konflikten mit dem ERP-Hersteller. Unternehmen und Hersteller haben unterschiedliche Auffassungen und fangen an, sich zu streiten. Wenn man diese Probleme vermeiden möchte, ist die beste Lösung ein professionell geführtes ERP-Projekt.

Ein Pflichtenheft als Vertragsbestandteil kann nur eine zusätzliche Absicherung sein, nicht mehr und nicht weniger.

Wie soll ein Richter entscheiden, wenn sich Unternehmen und Hersteller aufgrund einer mangelhaften Dokumentation nicht einig sind? In den meisten Fällen enden diese Fälle in einem Vergleich. Das Unternehmen hat viel Geld ausgegeben, die Keyuser haben den ganzen Aufwand und die Mehrbelastungen umsonst ertragen und die Mitarbeiter zucken zusammen, wenn sie das Wort ERP-System hören – dies ist kein positiver „Spirit“! An dieser Stelle kann ich mich nur wiederholen, man muss ein ERP-Projekt ernst nehmen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen Ressourcen für ein professionelles ERP-Projekt hat, sollte man externe Experten hinzuziehen. Dies alleine aus Kostengründen nicht zu tun, wäre eine falsche Entscheidung.

Die Alternative zur manuellen Lastenhefterstellung

In den letzten Jahren haben sich im Internet einige Plattformen darauf spezialisiert, Unternehmen, die ein ERP-System suchen, mit webbasierten Tools bei der ERP-Auswahl zu unterstützen. Wir arbeiten bei unseren ERP-Auswahlverfahren auch mit einem dieser Anbieter zusammen. Wir können auf verschiedene branchenbezogene Lastenheftvorlagen zugreifen, die je nach Anforderung auch projektspezifisch neu zusammengestellt werden. Die Lastenheftvorlagen werden dann bereinigt und durch Zusatzfragen angereichert, so dass man am Ende ein vergleichbares Ergebnis zu einem manuell erstellten Lastenheft hat, nur mit viel weniger Aufwand. Die Lastenheftvorlagen liegen als Mind-Map vor, wodurch eine sehr effektive Bearbeitung des Lastenhefts möglich ist. Nachdem das Lastenheft fertiggestellt ist, wird es in die Plattform importiert. Über die Plattform werden dann die Ausschreibung und anschließend die Auswertung der Angebote der ERP-Hersteller vorgenommen. Im Vorfeld kann man über die Plattform auch die Systemrecherche vornehmen, Details zu diesem Thema sind in den folgenden Abschnitten. Bei Nutzung dieser Plattformen ist dringend zu beachten, dass es sich um die Bereitstellung von Tools handelt. Die Plattformen ersetzen keinen erfahrenen Berater. Man fühlt sich oft verleitet, eben mal schnell einen Kriterienkatalog auszufüllen, der meist die Basis dieser Plattformen ist, um anschließend eine Liste mit ERP-Herstellern zu erhalten. Die dafür benötigte Zeit kann man sinnvoller investieren, da man mit der Liste der ERP-Hersteller nichts anfangen kann. Ein Lastenheft kann durchaus 500-2000 einzelne Anforderungen enthalten, diese sind nicht mal eben in ein paar Minuten in solch einer Plattform eingegeben.