Vorgehensweise bei der ERP-Inbetriebnahme

Auf den Inhaltsseiten „Projektdefinition und notwendige Ressourcen“ bin ich bereits auf die Wichtigkeit des ERP-Teams und die Struktur eingegangen. Die Keyuser spielen gerade bei der Inbetriebnahme des ERP-System eine wichtige Rolle. Sie haben die Aufgabe, die Anwendung des ERP-Systems in der Belegschaft umzusetzen. Wenn die Keyuser sorgfältig ausgewählt, ausgebildet und freigestellt sind, wird die Inbetriebnahme planmäßig zu bewältigen sein. Zusätzlich zum normalen bisherigen Projektverlauf ist allerdings zu beachten, dass auch auf die Endanwender eine Mehrbelastung zukommt. Dies hat Auswirkungen auf alle Unternehmensprozesse und ist im Vorfeld der Inbetriebnahme einzuplanen. Es wird Auswirkungen auf die Produktivität geben.

Bei der Planung der Starttermine, Endtermine und Meilensteine sind saisonale Belastungen, Ferien und die Urlaubszeiten der wichtigsten Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ich habe schon Projekte erlebt, bei denen Schulungscontainerauf dem Mitarbeiterparkplatz eingerichtet wurden, um die Endanwender in der erforderlichen Zeit ausbilden zu können. Es wurde sogar eine „Outputdelle“ ermittelt, um anhand des Produktivitätsverlusts Kundentermine neu zu planen oder Vorarbeiten zu leisten, um Terminverschiebungen zu vermeiden. Diese Maßnahmen waren in diesem Projekt auch notwendig, obwohl es nur ca. 80 ERP-Arbeitsplätze bei 350 Mitarbeitern waren. Von der ERP-Inbetriebnahme waren 3 Standorte betroffen: Deutschland, Asien und USA. Der Serverstandort war Deutschland, die Tochterunternehmen waren via Standleitung angebunden. Nur die sorgfältige Projektplanung hat es ermöglicht, alle Standorte zeitgleich an einem Wochenende auf das neue ERP-System umzustellen. Womit wir bei der Frage sind, wie die Umstellung aufdas neue ERP-System erfolgt.

Big Bang oder lieber schrittweise?

Soll die Umstellung möglichst an einem Tag in allen Bereichen erfolgen, so spricht man von einem „Big Bang“. Das Gegenteil ist eine parallele Einführung, in der einzelne Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Produktion, Einkauf, Materialwirtschaft schrittweise durch das neue ERP-System abgebildet werden. Ich bevorzuge „Big Bang“. In meinen Augen und denen vieler Kollegen ist der Big Bang die einzige Methode, um ein ERP-System einzuführen. Ich habe noch kein Projekt erlebt, in dem es dabei Probleme gab. Allerdings muss man beachten, dass diese Vorgehensweise mehr Aufwand bedeutet, der sich allerdings rechnet. Man muss mehr Mitarbeiter in einem kurzen Zeitraum auf den Punkt ausbilden, deswegen die Container auf dem Mitarbeiterparkplatz. Und man muss sich überlegen, welche Auswirkungen auf die Produktivität entstehen, deswegen die Outputdelle. Auch die Art der Datenkonvertierung erfordert mehr Sorgfalt.

Wie viele Daten muss man übernehmen?

Der große Vorteil einer „Big Bang“-Einführung ist der, dass in ein paar Tagen alles erledigt ist. Jeder weiß, was er zu tun hat, das System funktioniert und es sind alle Daten vorhanden. Ein paar Tage Anschub durch Keyuser und externe Berater sollten ausreichen, um Anfangsprobleme zu glätten und nach ein paar Tagen einen schon fast normalen Alltagherzustellen. Die Basis dazu sind Daten, und damit meine ich alle Daten, nicht nur Stammdaten. Auch bei der Datenübernahme gibt es unterschiedliche Strategien. Meist werden nur Stammdaten übernommen. Offene Vorgänge wie Kundenvorgänge, Bestellungen und Fertigungsaufträge werden zum Zeitpunkt der Übernahme manuell generiert, nachdem die Stammdaten eingespielt wurden, und durch entsprechende Rückmeldungen und Buchungen in den Zustand versetzt, wie die Vorgänge im alten ERP-System zu diesem Zeitpunkt. Während dieser Phase darf ansonsten niemand im ERP-System arbeiten.