Projektdefinition und notwendige Ressourcen

Unter „Projektdefinition“ fallen folgende Punkte:

• Welche Hardware soll eingesetzt werden?
• Welche Betriebssysteme und Datenbanken sollen berücksichtigt oder ausgeschlossen werden?
• Welche Bereiche sollen mit dem neuen ERP-System unterstützt werden?
• Sollen externe Standorte und Vertriebsmitarbeiter im Außendienst mit dem neuen ERP-System arbeiten?
• Wie offen muss das System für Lieferanten und Kunden sein?
• Soll das ERP-System auf eigener Hardware am Standort betrieben werden oder präferiert man ein ERP-System aus der Steckdose (Cloud, SAAS...)?
• Möchte man am ERP-System zukünftig selbst funktionale Veränderungen vornehmen?

Dies sind Fragestellungen, die man vor einer ERP-Auswahl klären muss. Je nach Entscheidung verändert sich die Anzahl der in Frage kommenden ERP-Systeme und die Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung. Die Fragestellungen haben auch Auswirkungen auf die interne Organisation. Wenn im Unternehmen z.B. Know-How für die Administration einer Datenbank von Hersteller A vorhanden ist, müsste weiteres Know-How aufgebaut werden, wenn man zukünftig auch eine Datenbank von Hersteller B einsetzt. Dies lässt sich auch auf das Know-How der Betriebssysteme übertragen. Wenn Standorte im Ausland unterstützt werden sollen, hat dies Auswirkungen auf die benötigen Sprachen und landesspezifischen gesetzlichen Rahmenbedingungen. Selbst wenn man erst in ein paar Jahren vor hat, ausländische Standorte mit dem neuen ERP-System zu versorgen, muss man die Anforderungen bereits heute berücksichtigen. Es müssen auch Überlegungen angestellt werden, ob in der Vergangenheit geschaffenen Software-Insellösungen durch das neue ERP-System ersetzt werden sollen.

Dabei ist zu beachten, dass es nicht immer sinnvoll ist, generell alle Insellösungen abzuschaffen. Wenn zum Beispiel eine extrem komplexe Kalkulation für Produkte in einer Tabellenkalkulation als Insellösung umgesetzt wurde, stellt sich die Frage, ob es wirtschaftlich überhaupt sinnvoll ist, diese von Beginn an durch das neue ERP-System abzulösen. Manchmal ist es sinnvoller, solch eine Lösung an das ERP-System anzubinden, um die Einführungszeit und den Aufwand für die ERP-Inbetriebnahme nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Man kann diese Insellösung auch noch zu einem späteren Zeitpunkt im ERP-System abbilden. Wenn man dies vorhat, ist es aber unabdingbar, sich bei der Auswahl bereits damit zu beschäftigen, wie man diese Lösung später im ERP-System umsetzen kann. Dies hat dann wiederum Auswirkungen auf die benötigte Funktionalität des ERP-Systems und ist relevant bei der Systementscheidung. Oftmals wird von meinen Kunden gefordert, dass man Daten mit Lieferanten und Kunden austauschen möchte. Wenn ich dann die Frage stelle, welche Daten mit Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden sollen, weiß das der Kunde dann meist auch nicht ganz genau. Dieser Detaillierungsgrad ist natürlich für eine ERP-Auswahl nicht ausreichend. Man muss im Vorfeld einer ERP-Auswahl ggf. mit Lieferanten und Kunden Gespräche führen, um herauszubekommen, welche Anforderungen genau an das Unternehmen gestellt werden. Reicht ein Datenaustausch per Mail, möchten die Geschäftspartner Daten direkt mit dem ERP-System austauschen oder möchten z.B. Kunden Lagerbestände für ihre Artikel einsehen können? All diese Fragen haben Auswirkungen auf die benötige Funktionalität und die Kosten eines ERP-Projekts.