System-Präsentationen der 3 finalen ERP-Anbieter

Nachdem über die Auswertung der Angebote drei ERP-Systeme ermittelt wurden, werden die Anbieter zu einer Systempräsentation eingeladen. Für die Systempräsentation muss ein Präsentationsleitfaden erstellt werden. Nur durch einen Präsentationsleitfaden kann sichergestellt werden, dass die Präsentationen geordnet verlaufen. Durch diese Vorgehensweise ist es möglich, die ERP-Systeme miteinander zu vergleichen. Die Präsentation muss mit eigenen Daten erfolgen, damit sich die Keyuser in den Präsentationen besser wiederfinden.

Ein Systemvergleich kommt nicht ohne Präsentationsfahrplan aus

Der Präsentationsfahrplan beschreibt die Prozesse, Funktionen und Systemeigenschaften, die man sich im Detail ansehen möchte. Neben diesen Themen sind auch Blöcke vorgesehen, in denen der ERP-Anbieter das Unternehmen und die Lösung frei vorstellen kann. Alle Blöcke sind mit einer zeitlichen Vorgabe belegt. Die Planung der Systempräsentation und der Aufbau eines Präsentationsleitfadens ist keine leichte Aufgabe. Man muss es schaffen, im Rahmen von 8 Stunden alle wesentlichen Eigenschaften eines Systems und den Anbieter beurteilen zu können, um möglichst nah an eine finale Entscheidung zu kommen. Sollte aus den Präsentationen kein eindeutiger Favorit hervorgehen, muss man im Rahmen von Workshops und Referenzbesuchen die Unterschiede weiter herausarbeiten. Auf Workshops und Referenzbesuche wird in eigenen Abschnitten detailliert eingegangen. Der Aufbau des Präsentationsleitfadens orientiert sich normalerweiseam Auftragsdurchlauf. In meinen letzten Projekten konnte ich nicht alle Anforderungen in einem Auftragsdurchlauf unterbringen, da es verschiedene Abläufe durch verschiedene Produkte gab.

In diesem Fall ist man gezwungen, einen fiktiven Auftragsdurchlauf zu konstruieren, der möglichst viele Kernanforderungen beinhaltet. Der Präsentator des ERP-Anbieters muss in diesem Fall Abstraktionsvermögen besitzen, da durch den konstruierten Ablauf in kurzen Intervallen Anforderungen aus verschiedenen Unternehmensbereichen besprochen werden. Es sollte nicht zu viel Zeit darauf verwendet werden, mit dem Berater des ERP-Anbieters über den Sinn dieses konstruierten Ablaufs zu diskutieren. Der Sinn ist lediglich die effektive Nutzung der Präsentationszeit, dies sollte man dem Berater bereits bei der Zustellung des Präsentationsleitfadens mitteilen. Nicht selten ist es erforderlich, dass mehrere Auftragsdurchläufe, die nicht immer komplett sein müssen verwendet werden. Ein Auftragsdurchlauf muss nicht immer im Vertrieb beginnen und bei der Rechnungsstellung enden. Es ist manchmal hilfreich beispielsweise einen Wareneingangsprozess einzeln zu betrachten, wenn dies die Transparenz erhöht.

Präsentationszeit effektiver nutzen durch fiktive Auftragsdurchläufe.

Für die Konstruktion eines fiktiven Auftragsdurchlaufs möchte ich ein Beispiel verwenden. Ein Unternehmen handelt mit Ware, die aus China importiert wird, und produziert technische Textilien. Es handelt sich um zwei komplett getrennte Unternehmensbereiche. Die Produktion der technischen Textilien muss nicht mit dem neuen ERP-System abgebildet werden, da dazu eine spezielle Branchenlösung eingesetzt wird. In dem neuen ERP-System sollen die Lagerhaltung der Textilien und der Verkauf erfolgen. Die abzulösende ERP-Lösung hat die Möglichkeit, Textilien, die meist auf Rollen gelagert werden, in mehreren Mengeneinheiten parallel im System abzubilden. Die Kunden können also in den Mengeneinheiten Rollen, Laufmeter, Quadratmeter oder kg bestellen. Es handelt sich um eine Kernanforderung bei der ERP-Auswahl, da man in diesem Bereich keine Kompromisse eingehen kann.