Das Lastenheft

Nach Abschluss der Prozessaufnahme und –optimierung steht der Umfang der benötigten Funktionalität fest und muss in ein Lastenheft überführt werden. Das Lastenheft wirdanschließend den ERP-Herstellern zugeschickt und von diesen bearbeitet, in dem zu jeder Anforderung eine Stellungnahme abgegeben wird. Die Stellungnahme kann textlich erfolgen oder mit der Angabe, ob die Aufgabe bzw. Funktion im Standard, mit einer Anpassung oder durch ein Fremdprodukt abgedeckt wird. Wenn eine Anpassung notwendig ist, sollte gleich eine grobe Angabe zum Realisierungsaufwand erfolgen. Wenn ein Fremdprodukt eingesetzt wird, sollte der Lieferant der Lösung und die Art der Integration genannt werden. Die von den ERP-Herstellern bearbeiteten Lastenhefte werden anschließend ausgewertet, um drei ERP-Hersteller zu ermitteln, die man zu einer Systempräsentation einlädt. In der Regel schickt man das Lastenheft an 10-15 ERP-Hersteller, die man über eine Markrecherche ermittelt hat. Auf die Marktrecherche wird später noch im Detail eingegangen.

Lastenheft – aber wie?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man ein Lastenheft aufbauen kann. Man kann ein Lastenheft mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Tabellenkalkulation oder z.B. einer Mind-Map erstellen. Beim Aufbau des Lastenhefts sind zwei Dinge besonders zu beachten: Man muss die Informationen strukturiert darstellen, damit sich alle Projektbeteiligten und auch die ERP-Hersteller zurechtfinden. Des weiteren muss man das Lastenheft später auswerten.

Die Auswertung kann man am effektivsten mit einer Tabellenkalkulation vornehmen. Aus diesem Grund ist der Einsatz einer Textverarbeitung eher für die allgemeinen Erklärungen zum Projekt zu empfehlen. Es ist durchaus üblich, dass nicht nur ein Lastenheft an die ERP-Hersteller geschickt wird. Wir nennen das Paket an Unterlagen in unseren Projekten meist „Ausschreibungsunterlagen“. Diese bestehen aus einem Dokument, das in einer Textverarbeitung erstellt wird. In diesem Dokument sind allgemeine Erklärungen zum Unternehmen, die Rahmenbedingungen der ERP-Auswahl und die gewünschten Angebotsinformationen enthalten. Die Abfrage der Funktionalität ist in einer Tabellenkalkulation organisiert. So kann man später die von den ERP-Herstellern ausgefüllten Anforderungen in Form einer Tabellenkalkulation in einer Datei zusammenführen und die Auswertung effektiv durchführen.

In der ERP-Welt werden die Begriffe „Lastenheft“ und „Pflichtenheft“ teilweise parallel verwendet. Wobei per Definition das Lastenheft die reine Anforderungsspezifikation darstellt und das Pflichtenheft den Lösungsansatz, wie der ERP-Hersteller die Anforderungen löst. Da die ERP-Hersteller bereits im Lastenheft Lösungsansätze beschreiben, ist die Grenze in ERP-Projekten in der Praxis meist fließend. Manchmal leiten wir in Projekten aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft ab, das Bestandteil des Vertrags mit dem ERP-Hersteller wird. Der Vorteil: Besonders kritische Aufgabenstellungen sind schriftlich geregelt und alle Beteiligten kennen ihre Pflichten.