Wann lohnt sich der Einsatz eines ERP-Systems?

Wenn man sich mit dem Gedanken trägt, ein ERP-System einzuführen, wird man schnell mit verschiedenen Aussagen zu den Kosten eines solchen Projekts konfrontiert. Schnell stellt sich die Frage, wie viel ERP man sich leisten möchte und ob unterschiedliche Kosten auch unterschiedliche Funktionalität bedeuten. Es ist oft von ERP-Analysten zu lesen, dass ERP-Systeme im Laufe der fortschreitenden Entwicklung permanent um fehlende Funktionen ergänzt werden und sich eigentlich nicht mehr nennenswert unterscheiden. Man kann nun schnell dem Glauben unterliegen, dass der ERP-Analyst Recht hat und es ja eigentlich egal ist, welches System man kauft, also tut es auch das Günstigste. Das wäre ein fataler Fehler, es gibt sehr wohl entscheidende Unterschiede in der Funktionalität, und auch in den Prozessen, die mit einem ERP-System abgebildet und gelebt werden können.

Eine Frage von Nutzen und Aufwand

Eine Sekretärin, die Angebote, Auftragsbetätigungen und Rechnungen zu schreiben hat, wird beispielsweise wertlos, wenn sie vor der Auftragsbestätigung die Rechnung an den Kunden schickt oder nie auf die Idee kommt, Mails abzurufen, um von eingegangenen Anfragen zu erfahren. Neben Funktionalität spielen in einem ERP-Projekt auch Prozesse eine entscheidende Rolle. Funktionalität und Prozesse sind die Basis jeder Unternehmung, egal ob kleiner Handwerksbetrieb oder Industrieunternehmen, wenn man ein Unternehmen streng aus der ERP-Perspektive sieht.

Funktionalität und die Fähigkeit, Prozesse abzubilden, haben nicht primär etwas mit den Kosten eines ERP-Systems zu tun. Mehr Funktionalität wird in der Regel mehr kosten, da man mehrere Module eines ERP-Systems benötigt. Eine ganz andere Frage ist aber, ob das ERP-System die benötigten Eigenschaften für Ihr Unternehmen besitzt, und dies wenn möglich im Standard. Entscheidend ist auch, welche Module man benötigt.

Vor diesem Hintergrund ist die eingangs gestellte Frage leicht zu beantworten:

Anschaffung und Betrieb eines ERP-Systems lohnen sich, wenn der Nutzen höher ist als der Aufwand.

In den Ländern Deutschland, Österreich und Schweiz werden ca. 500 ERP-Systeme aktiv vermarktet. Die Kurzform ERP steht für Enterprise Resource Planning, also für die Planung aller Unternehmensressourcen. Je komplexer die Planungsprozesse sind, umso mehr muss das ERP-System abdecken. Ein Bäcker wird keine Personaleinsatzplanung für 10 Angestellte benötigen, ein Krankenhaus oder ein Energieversorger dagegen schon. Ein kleiner Maschinenbauer wird keine Produktionsplanung benötigen, er wird Unterstützung bei der Organisation seiner Stücklisten benötigen, eine kleine Lagerverwaltung und die Möglichkeit, Adressen zu verwalten, damit er Bestellungen für Lieferanten und Rechnungen für seine Kunden schreiben kann.