Auswertung der Angebote

Wenn man die Ausschreibung ohne eine Internet-Plattform durchgeführt hat, müssen die Angebote der ERP-Anbieter manuell ausgewertet werden. Dies bedeutet, dass die vom ERP-Anbieter ausgefüllten Lastenhefte in Form einer Tabellenkalkulation in einer Datei zusammengeführt werden müssen. Dann wird die Bewertung vorgenommen. Der erste Schritt ist immer die Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen, die man angefordert hat. Diese sind das ausgefüllte Lastenheft, Unterlagen zu Partnerprodukten, Stellungnahmen zu Fragestellungen, die in Freitext beantwortet wurden, und es muss geprüft werden, ob die Angebotsstruktur eingehalten wurde.

Die Angebotsstruktur hilft bei der Bewertung der Kosten. Die Auswertung einer Gesamtsumme macht keinen Sinn. Man sollte die Kosten beispielsweise nach Lizenzen, Beratungsaufwand, Schulungsaufwand und Kosten für die Projektleitung getrennt auswerten. Eventuell sollte man noch die Reise- und Übernachtungskosten und die Anzahl der Besuche der Berater vor Ort auswerten. Wobei ich gleich erwähnen möchte, dass die Entfernung des ERP-Anbieters und die damit verbundenen Reisekosten oder die räumliche Nähe für den Fall von Supportfällen heute keine entscheidende Rolle mehr spielen sollten.

Die räumliche Nähe des ERP-Anbieters darf nicht entscheidend sein!

Natürlich entstehen diese Kosten, aber sie spielen nur einmalig eine Rolle, und zwar bei der ERP-Inbetriebnahme. Es ist nicht anzuraten, ein funktional schlechteres System auszuwählen, weil die damit verbundenen Reisekosten eine Rolle gespielt haben. Aus technischen Gründen, wie bei Supportfällen, bei Releasewechseln oder bei Besprechungen mit dem Berater der Herstellers, um funktionale Dinge zu besprechen, spielt die räumliche Entfernung heutzutage keine Rolle mehr. All diese Aufgaben kann man problemlos aus der Ferne erledigen. Das Lastenheft muss zunächst daraufhin überprüft werden, ob alle Fragen beantwortet wurden. Manche ERP-Anbieter hinterlegen bei vielen Fragen zusätzlich einen Kommentar, damit man die Antwort besser nachvollziehen kann. Manche Anbieter verzichten darauf und beschränken sich auf die notwendigsten Angaben. Und bei anderen ist jede Frage mit vollem Erfüllungsgrad im Standard und ohne Kommentare beantwortet. Durch diese Unterschiede bekommt man sofort einen ersten Eindruck von den ERP-Anbietern.

Antworten in Frage stellen.

Man unterliegt schnell der Gefahr, sofort eine erste Bewertung der ERP-Anbieter vorzunehmen. Dabei ist folgendes zu beachten, wenn es sich um einen ERP-Anbieter handelt: Wenn ein ERP-Hersteller in Deutschland mehrere Partner hat, die sein ERP-System vertreiben, einführen und betreuen, muss man darauf achten, wer das Lastenheft bearbeitet hat. Wenn es ein Partner war, also ein ERP-Anbieter, dann kann man ein nicht sorgfältig bearbeitetes Lastenheft nicht unbedingt dem ERP-System und somit dem ERP-Hersteller ankreiden. Man muss in diesem Fall Kontakt zum ERP-Anbieter aufnehmen, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Wenn man mit dem zuständigen Mitarbeiter des ERP-Anbieters telefonisch Kontakt aufnimmt, bekommt man durch ein paar Fragen nach Projektdetails sehr schnell einen Eindruck, den man bewerten kann. Ist man unsicher, ob die Angaben stimmen, oder hat man das Gefühl, der Mitarbeiter kennt sich mit seinem Produkt zu wenig aus, dann sollte man direkt Kontakt zum Hersteller aufnehmen. Wenn ich Kommentare nicht verstehe oder das Gefühl habe, der Anbieter hat die Frage falsch verstanden, dann kläre ich das immer telefonisch.