Ich habe in Projekten schon mehrere Tage im Weihnachtsurlaub Dutzende Mitarbeiter eines Unternehmens bei dieser Tätigkeit erleben dürfen, dies ist eine Strafarbeit. Es gibt nur einen Grund, der es rechtfertigen würde, auf diese Weise vorzugehen. Und der wäre, dass es so wenige Daten sind, dass das mit ein paar Mitarbeitern in einigen Stunden erledigt ist. Dann handelt es sich aber meist um Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe oder der Art des Geschäfts nur wenige Vorgänge offen haben. Ist dies nicht der Fall, sollte man generell alle Daten übernehmen, nachdem vorerst eine Datenbereinigung stattgefunden hat. Es muss also eine Untersuchung der Daten des abzulösenden ERP-Systems erfolgen und ein Übernahmekonzept erstellt werden, dass sich auch mit der Datenbereinigung befasst.

Meist stellt sich bei der Datenuntersuchung heraus, dass Firmennamen von Kunden oder Lieferanten nicht einheitlich sind oder Artikelbezeichnungen, Wiederbeschaffungszeiten fehlen, im Artikelstamm hinterlegte Zeichnungsnummern falsch sind oder weitere Daten überarbeitet werden müssen. Diese Daten sollten sukzessive im Altsystem bereinigt werden, und zwar so früh wie möglich. Sofort nach der Systementscheidung kann man diese Maßnahmen einleiten. Der Projektschritt Datenkonvertierung startet von diesem Zeitpunkt an. Dadurch ist sichergestellt, dass die Anwender, die sich im Altsystem ja bestens auskennen, während der täglichen Arbeit sofort ein Auge auf diese Daten haben und sie korrigieren. So wird bei einer minimalen Mehrbelastung bereits aktiv am Projekt gearbeitet und die Zeit genutzt. Beispielsweise werden Artikel, die man nicht mehr verwendet, auf ungültig gesetzt, diese Artikel und alle anderen von diesem Artikel abhängigen Daten werden nicht übernommen. Dies ist die Gelegenheit, sich sinnvoll von altem Datenballast zu trennen.

Jeder ERP-Anwender weiß, dass die Löschung eines Artikels in einem ERP-System fast unmöglich ist, solange noch Daten mit diesem verknüpft sind. Diese Arbeiten erleichtern die Konzeption der Datenübernahme, da man weniger Ausnahmen berücksichtigen muss. Es ist also durchaus möglich, alle Daten eines abzulösenden ERP-Systems zu übernehmen und den Aufwand dazu auch noch wirtschaftlich darzustellen. Bei dem eingangs erwähnten Fall mit dem Unternehmen mit Standorten in Deutschland, Asien und USA haben wir die Umstellung an einem Wochenende erledigt. Wir haben dabei alle Daten übernommen, auch offene Einkaufsvorgänge, Lagerjournale, Fertigungsaufträge usw. Dadurch konnte ein Wareneingang, der am Freitag noch im alten ERP-System gebucht wurde, am Montag mit einem Qualitätsmängelbericht an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Durch die 100% Datenübernahme gab es bei Datenauswertungen bis weit in die Vergangenheit keine Probleme. Wenn dies alles nicht möglich gewesen wäre, hätte man nach der Inbetriebnahme mit einem extremen Produktivitätsverlust rechnen müssen. Dies gilt für schrittweise Einführungen, in denen man ggf. parallel im Altsystem und im neuen ERP-System arbeitet, und auch bei der Vorgehensweise, dass man alte Aufträge im Altsystem „ausbluten“ lässt und nur neue Aufträge im neuen ERP-System erfasst. Bei Variante „Ausbluten“ gab es in Projekten, in denen ich Einblicke erhielt, immer Probleme bei der Materialdisposition, da der Lagerbestand nicht mehr einheitlich in einem System abgebildet war. Auf den Verzicht der Daten aus der Vergangenheit oder der Aufrechterhaltung eines Altsystems für Datenrecherchen als Alternative möchte ich erst gar nicht eingehen.

Ein Schulungsraum tut Not.

Auf den Inhaltsseiten „Projektdefinition und notwendige Ressourcen“ bin ich bereits auf das Thema Schulungsraum eingegangen. An dieser Stelle möchte ich noch einmal an die Container auf dem Mitarbeiterparkplatz erinnern. Man muss dieses Thema realistisch betrachten und den Schulungsbedarf sorgfältig planen, nur so kann man feststellen, welchen Platzbedarf man hat. Neben den Räumen werden auch Beamer, Flipcharts, Tische, Stühle und Rechner benötigt.