Ich meine damit keine Standards, wie man sie beispielsweise aus der Automobilindustrie oder dem Großhandel kennt. EDI-Standards wie ODETTE, EANCOM, EDIGAS, CEFIC, EDITRANS usw. sind einfach abzufragen und zu bewerten. Eine wichtige Frage ist auch, ob das ERP-System auf eigenen Servern am eigenen Standort betrieben werden soll oder ob man ein ERP-System nutzen möchte, das von einem Dienstleister über das Internet oder eine Standleitung zur Verfügung gestellt wird. Man kann generell sagen, dass ein selbst betriebenes System einfacher und schneller an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. Systeme, die von Dienstleistern betrieben werden, sind oftmals starrer, da sie die Anforderungen mehrerer Kunden abdecken müssen. Bei extern betriebenen Systemen ist darauf zu achten, welche Szenarien existieren, wenn das System nicht verfügbar ist, oder wie vor Ort betriebene Systeme wie CAD-, CAQ oder EDM-Systeme mit dem externen betriebenen ERP-System Daten austauschen. Sollten Überlegungen existieren, das neue ERP-System durch eigenes Personal funktional zu erweitern, muss dies bei der ERP-Auswahl entsprechend berücksichtigt werden.

Es ist zum Beispiel zu beachten, wie Releasewechsel abgesichert werden. Neben den klassischen ERP-Systemen etablieren sich langsam auch EBFs im Markt. EBF bedeutet Enterprise Business Framework. Dies ist sozusagen ein Basis-System, mit dem das Unternehmen die benötigte Funktionalität selbst erstellt. Man kann dadurch sehr flexibel und exakt die Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden. EBFs sind sozusagen Programmierumgebungen, in denen mit einer Skriptsprache programmiert wird. Man kann auf fertige Funktionen und Funktionsbausteine zugreifen und somit schneller entwickeln als bei einer klassischen Programmierung. Ein großer Unterschied zwischen den EBFs besteht in dem von Beginn an nutzbaren Funktionsumfang. Es gibt EBFs mit mehr, mit weniger und ohne Funktionalität. In manchen EBFs sind bereits Module wie Vertrieb, Beschaffung, Lagerwirtschaft, Materialwirtschaft und Produktion enthalten. Falls die Module passen, kann man sie sofort nutzen oder mit der Skriptsprache entsprechend an die Erfordernisse des Unternehmens anpassen.

Neben diesen Fragestellungen müssen Ziele definiert werden an denen der Projekterfolg gemessen werden kann. Über Ziele kann man den Nutzen der Investition in das neue ERP-System ermitteln. Wann sich die Investition bezahlt macht, kann man relativ leicht einschätzen. Wenn man die Durchlaufzeiten in der Produktion reduziert und dadurch in der gleichen Zeit mehr Produkte herstellen kann, kann man dies finanziell bewerten. Falls der Verkauf von Produkten nicht gesteigert werden kann, sinken durch die Reduzierung der Durchlaufzeiten Kosten. Dadurch kann man attraktivere Preise gestalten und ggf. dadurch mehr Produkte verkaufen. Neben diesen direkten Effekten wie z.B. der Senkung des Energiebedarfs einer Maschine oder dem geringeren Einsatz von Personal durch weniger Schichten oder Überstunden gibt es auch prozessuale Effekte. Wenn man sich vornimmt, die Bearbeitungszeit der Angebotserstellung zu reduzieren, kann man in der gleichen Zeit mehr Angebote schreiben. Man kann den Vertrieb mit entsprechender Unterstützung des ERP-Systems in die Lage versetzen, mehr Interessenten zu kontaktieren, Besuchsberichte schneller zu erfassen, Kontakthistorien effektiver zu nutzen und so weiter. Es gibt also genügend Ziele, die man leicht identifizieren, definieren, bewerten und verfolgen kann.

Projektziele identifizieren, definieren, bewerten und verfolgen!

Wenn diese Ziele definiert sind, hat man das Wesentliche vom Unwesentlichen getrennt. Man kann sich bei der gesamten ERP-Auswahl, beginnend bei der Prozessanalyse, sofort auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Es ist wirtschaftlich nicht darstellbar, 100% der Geschäftsprozesse in einem ERP-System abzubilden. Es genügen durchaus 80% bis 95%. Den Rest noch abzudecken, wäre viel zu aufwendig und mit zu hohen Kosten verbunden. Wir Berater reden von Kernprozessen, die ein Unternehmen für die Absicherung des Tagesgeschäfts benötigt und die für die Unternehmensorganisation relevant sind. Diese Prozesse müssen im Fokus stehen und spielen bei der ERP-Auswahl die Hauptrolle.