Keyuser müssen die Aufgaben, die sie für das ERP-Projekt bearbeiten, mit der entsprechenden Sorgfalt bearbeiten. Dazu benötigen sie Zeit. Sie sind also entsprechend vom Tagesgeschäft freizustellen. Details dazu sind im Abschnitt „Die Rolle der Geschäftsleitung im ERP-Projekt“ nachzulesen. Nur durch eine ausreichende Freistellung und einen Ausblick für die Zeit nach der ERP-Einführung ist ein Keyuser für das Projekt zu motivieren und in der Lage, einen positiven„Spirit“ in die Belegschaft zu tragen. Bei der Wahl der Keyuser ist zu beachten, dass der „Ranghöchste“ nicht immer der beste Keyuser ist.

Der Abteilungsleiter ist nicht automatisch der beste Keyuser.

Bei einem Keyuser kommt es darauf an, dass er die Prozesse seiner Abteilung kennt und die Mitarbeiter kennt, die das „Geheimwissen“ besitzen. Er muss auch einen guten Zugang zu den Kollegen haben. Dies wären die Idealvoraussetzungen für einen Keyuser, die nicht immer zu erfüllen sind.

Eine wichtige Ressource wird in ERP-Projekten oft vergessen: Der Schulungsraum.

Wenn ich Kunden bei einer ERP-Auswahl berate, wird mir oft stolz der Besprechungsraum präsentiert, der für das gesamte Projekt zur Verfügung steht. Es ist natürlich eine ideale Voraussetzung, wenn ein Raum für das gesamte Projekt zur Verfügung steht. Man kann Unterlagen an einer Stelle ablegen eine Flipchart oder ein Whiteboard verwenden. Oft macht man sich allerdings keine Gedanken darüber, dass irgendwann Keyuser Endanwender schulen müssen. Außerdem benötigen Keyuser den Schulungsraum, um mit Mitarbeitern Szenarien im ERP-System zu besprechen. Ein Schulungsraum ist also unbedingt notwendig. Außer wenn alle Mitarbeiter über Notebooks verfügen, dann genügt auch ein permanent zur Verfügung stehender Besprechungsraum.