Kernprozesse erkennen!

Hat ein Unternehmen in der Produktion einen hohen Anteil an Auswärtsvergaben wie z.B. galvanische Oberflächen, Wärmebehandlungen oder Lackierarbeiten, dann ist dies ein Kernprozess. Diese Arbeiten müssen geplant, beschafft und bezahlt werden. Betroffene Prozesse sind die Produktionsplanung bezüglich der Zeiten, der Einkauf zur Bestellung der Dienstleistung, die Lieferscheinerstellung, die Ermittlung der Produktionskosten, die Eingangsrechnungsprüfung, der Wareneingang, das Lager, die QS, die Durchschnittspreisermittlung sowie ggf. noch weitere. Diese Prozesse müssen über einfach zu bedienende Funktionen im ERP-System täglich etliche Male durchgeführt werden. Bei diesen Prozessen muss der Anwender optimal unterstützt werden. Und genau diese Prozesse sollten möglichst durch den Standard eines ERP-Systems abgedeckt werden, dies ist die Aufgabe. Dies sind Kernprozesse eines Unternehmens.

Wenn die Ziele feststehen und die Kernprozesse definiert sind, weiß man, mit welchen Abteilungen, Mitarbeitern usw. gesprochen werden muss. Dadurch ist die Planung der Gespräche möglich und man kann beginnen, den zeitlichen Ablauf des Projekts festzulegen. Nun kann der Projektplan erstellt werden. Ich empfehle immer ein geeignetes Werkzeug, welches auch ein Open Source PM-Tool sein kann, und einen angemessenen Projektplan. Angemessen bedeutet dem Projekt angemessen, der Projektplan soll eine Hilfe sein und das Projekt transparent machen. Wenn man für die Pflege des Plans pro Tag 4 Stunden benötigt, ist das nicht angemessen.

Projektplan erstellen.

Der Projektplan sollte die für das Projekt benötigte Transparenz schaffen. Es muss ersichtlich sein, wann man startet und wann der Onlinetermin vorgesehen ist. Die einzelnen Projektschritte müssen miteinander verknüpft werden, wenn Abhängigkeiten bestehen. Es ist ratsam, Ferien und Urlaub der wichtigsten am Projekt beteiligten Personen aufzunehmen. Dies könnten die Mindestanforderungen an einen Projektplan darstellen.

Keyuser bestimmen und freistellen!

Eben wurden die wichtigsten am Projekt beteiligten Personen erwähnt. Diese sind mindestens ein Mitglied der Geschäftsleitung, der Projektleiter, die Keyuser, wichtige Auskunftsquellen und externe Berater. Wichtige Auskunftsquellen sind Mitarbeiter, die über ein sehr detailliertes Wissen zu Kernprozessen verfügen. Die wichtigsten Personen allerdings sind die Keyuser. Sie haben die Aufgabe, die Interessen jeder Fachabteilung zu vertreten. Normalerweise genügt ein Keyuser pro Abteilung, manchmal kann ein Keyuser auch mehrere Abteilungen vertreten. Es gibt auch Fälle, in denen mehrere Keyuser eine Fachabteilung vertreten. Die Keyuser werden von den Beratern des ERP-Herstellers ausgebildet und sie bestimmen mit den Beratern, wie man die Geschäftsprozesse im ERP-System abbildet. Die Keyuser schulen anschließend die Endanwender. Die Keyuser spielen eine wichtige Rolle, um den „Spirit“ des Projekts in die Belegschaft zu tragen. Ein ERP-Projekt sollte nicht mit negativen Gedanken wie Überstunden, Wochenendarbeit, Mehrbelastung, Stress usw. verbunden werden. Die Mitarbeiter sollten die Chancen erkennen, die sie haben. Ich leite meine Gespräche mit Keyusern oder Mitarbeitern oft mit der Erklärung folgenden Sachverhalts ein: Das Unternehmen investiert eine ordentliche Summe in ein neues ERP-System und betreibt einen großen Aufwand, um Prozesse zu optimieren, und dies nicht mit dem Ziel, Personal abzubauen. Dieser Aufwand dient dazu, das Unternehmen erfolgreich zu betreiben und Arbeitsplätze zu sichern. Dies ist also die Gelegenheit, alles auf den Tisch zu bringen, was Sie im täglichen Ablauf stört.

Auf diese Weise gelingt es mir mit annähernd 100% Trefferquote, den Gesprächspartner positiv einzustimmen und eine sehr offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen. So trägt man einen positiven „Spirit“ in Keyuser und Mitarbeiter. Spätestens überzeugt ist der Gesprächspartner, wenn er sich in der schriftlichen Aufzeichnung des Gesprächsinhalts auf funktionaler Ebene wiederfindet.