Bei Buchungsprozessen und der Lagerhaltung wird die Ist-Laufmeterzahl pro Rolle erfasst, so dass diese Information in der gesamten Materialwirtschaft quasi wie eine Charge mitgeführt wird. Einen weiteren Unternehmensbereich habe ich noch nicht erwähnt, das Unternehmen veredelt auch noch Kunststoff-Bahnen. Das Ausgangsmaterial wird wie die technischen Textilien in mehreren Mengeneinheiten im System geführt, auch in Rollen. Im Gegensatz zu den technischen Textilien muss die Veredelung der Kunststoff-Bahnen in der Produktion abgebildet werden. Damit das Beispiel nicht zu trivial wird, gehen wir noch davon aus, dass ein einfacher Produktkonfigurator benötigt wird. Der Produktkonfigurator wird allerdings nicht für die technischen Textilien benötigt. Nun kann man einen fiktiven Prozess gestalten, in dem man so tut, als würde man die technischen Textilien im Vertrieb über Eigenschaften und Abmessungen konfigurieren, um Anschließend zu prüfen, wie viele Rollen, Laufmeter, Quadratmeter oder kg man dem Kunden anbieten und verkaufen kann. Die Abbildbarkeit der Kunststoffbahnen im Vertrieb und in der Materialwirtschaft muss nicht mehr in einem eigenen Prozess abgefragt werden, die notwendigen Anforderungen hat man mit den technischen Textilien bereits geprüft. Ein so gestalteter Prozess wäre fiktiv, weil die technischen Textilien in der Praxis nicht konfiguriert werden, und effektiv, weil die Anforderungen der Kunststoff-Bahnen bei der Verwendung der technischen Textilien automatisch mit abgefragt werden.

Geeignete Daten für die Präsentation verwenden.

Eine Präsentation muss gut vorbereitet sein, die Prozesse sind so auszuwählen, dass möglichst viele Kernanforderungen abgefragt werden können. Die Verwendung fiktiver Auftragsdurchläufe kann dabei helfen. Nun sind noch Daten auszuwählen, die dem ERP-Anbieter für die Präsentation zur Verfügung gestellt werden. Wenn in der Präsentation zum Beispiel das Dreiecksgeschäft im Handel über mehrere Länder unter Berücksichtigung der landesspezifischen steuerlichen Aspekte gezeigt werden soll, müssen entsprechende Kunden und Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Damit der Aufwand für das Unternehmen und den ERP-Hersteller nicht unnötig hoch wird, sollte man versuchen, den Präsentationsleitfaden und die Prozesse so aufzubauen, dass man möglichst wenige Daten verwenden muss. Diese Anforderung steht aber im Widerspruch zur Transparenz und stellt höhere Anforderungen an die Abstraktionsfähigkeit aller Beteiligten. Es muss ein sinnvoller Kompromiss gefunden werden.

Der Präsentationsleitfaden und die Daten sind den ERP-Anbietern rechtzeitig vor den Präsentationen zuzustellen, damit eine ausreichende Vorbereitungszeit gewährleistet ist. Beim Aufbau des Präsentationsleitfadens ist auch zu beachten, dass er die Struktur für die spätere Auswertung der Präsentationen vorgibt. Er sollte so aufgebaut sein, dass eine Bewertung in dem erforderlichen Detaillierungsgrad erfolgen kann.

Ein Präsentationsleitfaden ist die Basis für die Bewertung der Präsentationen.

Damit nach den Präsentationen eine gerechte und vergleichbare Bewertung durch die Keyuser möglich ist, sollte klar vorgegeben sein, wann und in welchem Detaillierungsgrad die Bewertung erfolgen soll. Ich baue dazu in den Präsentationsleitfaden meist kleine Tabellen ein, in denen der Keyuser die Möglichkeit hat, die Bewertung vorzunehmen. Im Vorfeld der Systempräsentationen muss mit den Keyusern der Präsentationsleitfaden und die vorgesehene Art der Bewertung besprochen werden. Die Keyuser können neben den für die Auswertung mindestens benötigten Angaben natürlich weitere Informationen festhalten. Diese „unstrukturierten“ Informationen sind für die spätere Auswertung genauso wichtig wie die strukturierten Informationen.

Erste Auswertung der Präsentationen unmittelbar nach der Präsentation.

Ich versuche, in meinen Auswahlverfahren sofort nach der Systempräsentation mit allen Mitarbeitern des Unternehmens, die an der Präsentation teilgenommen haben, eine Nachbesprechung vorzunehmen. Die Motivation zu solch einer Nachbesprechung sinkt, umso länger die Präsentation gedauert hat. Aus diesem Grund ist die Wichtigkeit dieser Nachbesprechung allen Beteiligten von Beginn an zu vermitteln, so dass sich jeder entsprechend einrichten kann. Wenn die Nachbesprechung erst Tage nach der Präsentation durchgeführt wird, gehen wichtige Informationen und Eindrücke verloren. Es kommt nicht selten vor, dass man Tage nach der Präsentation auf einmal Probleme hat, die eigenen Aufzeichnungen in den richtigen Zusammenhang zu bringen. Aus diesem Grund sollte man während einer Präsentation eher zu viel als zu wenig dokumentieren. Es sollte nicht vorkommen, dass zwischen Präsentation und Nachbesprechung eines ERP-Anbieters bereits ein weiterer ERP-Anbieter präsentiert hat.