Präsentationen verkraftbar einplanen!

Bei der Planung der Systempräsentationen sollte man davon ausgehen, dass eine Präsentation einen ganzen Tag in Anspruch nimmt. Des Weiteren sollte man nicht mehrere Präsentationen hintereinander durchführen. Es ist nicht zu raten, drei ERP-Anbieter an aufeinanderfolgenden Tagen präsentieren zu lassen. Wenn die Präsentationen Dienstag, Mittwoch und Donnerstag stattfinden, ist das nur mit sehr erfahrenen Keyusern machbar. Unerfahrene Keyuser sind mit der Lawine an Informationen meist überfordert und können die erhaltenen Informationen und Eindrücke nicht mehr eindeutig den Systemen zuordnen. Ein gewonnener Zeitvorteil durch hintereinander stattfindende Präsentationen kann zu Lasten der Auswertung gehen. Die Präsentationen sind zu wichtig, um wegen ein paar Tagen Zeitersparnis gegebenenfalls eine falsche Entscheidung zu treffen.

Ziele der Systempräsentation klären.

Neben der Gewinnung eines allgemeinen Eindrucks zum System und zum Anbieter ist der primäre Zweck einer Systempräsentation das Erkennen von Lücken. Unter Lücken sind fehlende Funktionen und Löcher in der prozessualen Abbildung zu verstehen. Diese Lücken müssen bewertet werden, damit man weiß, auf was man sich bei einer Systementscheidung einlässt. Anbieter neigen oft dazu, die Vorteile eines ERP-Systems hervorzuheben, dies ist auch legitim und sollte im Rahmen des Präsentationleitfadens berücksichtigt werden. Der Anbieter sollte in einem eigens für diesen Zweck vorgesehenen Block die Vorteile und die Philosophie des Systems vorstellen dürfen. Das Hauptaugenmerk muss aber auf der Identifizierung der Lücken liegen. Denn diese Lücken müssen im späteren Projektverlauf geschlossen werden. Das Schließen von Lücken bedeutet einen finanziellen, personellen und zeitlichen Aufwand, der eine Grundlage für die spätere Systementscheidung ist.

Manchmal entsteht bei Systempräsentationen auf der Seite des ERP-Anbieters der Eindruck, dass man die Lösung „schlechtreden“ möchte, da man immer wieder den Finger in entdeckte funktionaleoder prozessuale Lücken steckt. Nicht selten kommt es vor, dass die Stimmung in der Präsentation zu kippen beginnt. In diesem Fall muss man dem ERP-Anbieter den Sinn dieses Vorgehens erklären, da er ansonsten den Eindruck gewinnen könnte, dass er nach Entdeckung mehrerer Lücken keine Chance mehr hat, als Gewinner aus dem Verfahren hervorzugehen. Spätestens nach intensiver Klarstellung dieses Sachverhalts sollte nicht mehr die Gefahr bestehen, dass die Präsentatoren das Gefühl haben, man wolle ihre ERP-Lösung schlecht aussehen lassen. Oft hilft auch der Hinweis, dass auch ein System mit den meisten Lücken gewinnen kann, wenn diese Lücken schnell und effektiv zu schließen sind.

Hören ist nicht sehen.

Die Führung der Präsentation sollte der Projektleiter übernehmen. Er ist dafür verantwortlich, dass die vorgegebene Zeiten und der Präsentationsleitfaden eingehalten werden. Das Wesentliche bei der Systempräsentation ist, dass die Funktionalität der Kernprozesse dargestellt und von den Teilnehmern auch verstanden wird. Wenn man einen Schritt nicht gesehen hat, da man beispielswiese noch mit der Dokumentation beschäftigt war, muss nachgefragt werden, ob die restlichen Teilnehmer aufmerksam waren oder ob der Punkt noch einmal gezeigt werden muss. Wenn beispielsweise bei einer Eingangsrechnungsprüfung mit akzeptierter Rechnungspreisdifferenz auf Positionsebene, die Durchschnittspreiskorrektur und die Nachbewertung der in der Zwischenzeit bereits erfolgter Entnahmen in die Produktion gezeigt werden soll, muss man auch prüfen, wie die Korrektur des Durchschnittspreises und die Nachbewertung im System erfolgt ist. Da dies ein Punkt ist, der im Präsentationsleitfaden beschrieben und gefordert wurde, sollte er auch im Detail gezeigt werden können. Es ist nicht akzeptabel, wenn der Präsentator dies nicht zeigen kann, weil die Systemparameter nicht richtig eingestellt wurden. Die Präsentation wird in der Regel von Profis durchgeführt, die dies jeden Tag machen. Dementsprechend kann man davon ausgehen, dass die Präsentatoren in der Lage sind, „unangenehme“ Punkte etwas schneller abzuarbeiten.